Lanjutan Quality Assurance Rumah Sakit

ISO “ The International Organization for Standardization “

t.u : arah perbaikan yg berkelanjutan demi kepuasan konsumen.

ISO adl kumpulan standar system manajemen mutu yg dirumuskan oleh organisasi internasional di bidang standarisasi.

System manajemen mutu yg berlaku international adl ISO 9000

ISO 9000 dirumuskan oleh TC (tecnical commite) 176 ISO

Sejarah

1 st release of ISO 9000 1987

1 st revision of ISO 9000 1994

Diterima lebih dari 120 negara.

Digunakan secara meluas di industri MANUFACTURING

Industri service (jasa) juga menggunakan :

Warehousing & Distribution

Education & Training Institution

Hospitally services

Procurement services

Legal services

Cleaning & Sanitary services

Medical & Hospital services

Hotels & Catering

ISO 9000 family of standard

ISO 9000 : 2005

QMS Fundamentals & Vocabulary

â

ISO 9001:2000

QMS Requirement (utk Penilaian Akreditasi)

â

1. Guidance standard Requirement & Process
2. Industry specific Guidance
3. Guidance standard for Implementation

Ket :

1. Guidance standard Requirement & Process

ISO 9004:2000 QMS Performance Improvement

ISO 9001:2007 Customer Satisfaction

Etc

2. Industry specific Guidance

ISO 13485:2003 Medical Devices

IWA (international work aggrement)

IWA 1:2005 Process Improvement Health Services org

Etc

3. Guidance standard for Implementation

ISO 19011:2003 Quality & Environment Management System Auditing

( standar implementasi)

Etc

ISO 9000:2005 : Quality Management System Fundamentals & Vocabulary : mencakup dasar2 sistem manaj. kualitas & daftar bahasa & istilah dlm kumpulan ISO 9000.

ISO 9001:2008 : Quality Management System Requirements :

·  Merinci persyaratan dlm sistem manaj mutu , bila organisasi perlu menunjukkan kemampuannya dlm menyediakan produk yg memenuhi persyaratan pelanggan & peraturan yg berlaku serta meningkatkan kepuasan pelanggan.

·  Satu2nya yg bisa diberikan sertifikasi oleh pihak ke-3

ISO 9004:2002 : Quality Management System Guidelines for Performance Improvement

é Sasaran : perbaikan kinerja organisasi & kepuasan pelanggan serta pihak berkepentingan lainnya

é Mempertimbangkan efektivitas (apakah sistem yg sedang dijalankan mampu meningkatkan mutu) & efisiensi (apakah personalianya mampu bekerja sesuai konsistensi sistem mutu) sistem manajemen mutu

é Memberikan masukan ttg apa yg bisa dilakukan utk mengembangkan sistem yg telah terbentuk lama

é Tdk ditujukan sbg panduan utk implementasi, hanya memberikan masukan saja.

Standarisasi (ISO)

Tuj ISO adl : mengembangkan & mempromosikan standar2 yang berlaku scr internasional.

Keuntungan penerapan standarisasi :

1.      orientasi pelanggan : standarisasi akan memenuhi persyaratan pelanggan dg memberikan mutu produk / jasa utk kepuasan pelanggan

2.      keuntungan pasar : perusahaan yg telah mpy sertifikat ISO dpt diterima oleh semua pelanggan di pasar domestik & international

3.      pengakuan : ISO memberikan pengakuan khusus thd perusahaan shg membawa persepsi pembeli pada tingkat yg lebih tinggi

4.      kepercayaan : ISO menciptakan kepercayaan manaj thd mutu produk / jasa yg dihasilkan kpd pelanggan mengenai kemampuan perusahaan

5.      konsistensi mutu : ISO membantu memelihara konsistensi mutu produk / layanan

6.      aspek legal : scr resmi telah diterima oleh banyak negara

7.      peningkatan produktivitas : standarisasi dpt meningkatkan produktivitas organisasi dg penggunaan material, teknik, sumber daya yg efektif

8.      meningkatkan kinerja keuangan : dg berkurangnya biaya mutu maka produktifitas meningkat, kinerja keuangan perusahaan juga dpt meningkat

9.      terdokumentasi : sistem dokumentasi utk produk bahan keg & operasi, membantu dlm identifikasi, kaji ulang & peningkatan produk/jasa

10.  kemampuan organisasi : ISO menunjukkan kemampuan orgn perusahaan utk mencapai mutu ttt

11.  pengembangan SDM : ISO memberi pelatihan & pengembangan SDM scr teratur shg membantu meningkatkan budaya kerja diseluruh orgn

12.  pemantauan : ISO membantu pemantauan scr teratur semua keg, orgn, identifikasi masalah & melakukan tindakan perbaikan tepat waktu

Prinsip Manaj Mutu

(ISO 9000:2008)

Agar berhasil dlm memimpin & mengoperasikan sebuah orgn, perlu :

M mengarahkan & mengendalikan orgn tsb dg cara sistematis (terencana dg baik) & transparan (ada bukti)

M implementasi & pemeliharaan sistem manaj yg didesain utk selalu memperbaiki kinerja sambil menanggapi kebutuhan semua pihak berkepentingan

M pengelolaan orgn mencakup manaj mutu diantara disiplin manaj yg lainnya.

8 prinsip manaj mutu – dasar QMS kel ISO 9000

§       fokus pada pelanggan (harapan, keinginan pelanggan)

§       kepemimpinan

§       keterlibatan orang

§       pendekatan proses

§       pendekatan sistem pd manaj

§       perbaikan berkesinambungan

§       pendekatan fakta pd pengambilan keputusan

§       hub saling menguntungkan dg pemasok

Pasar2 QMS

(1)   alasan dasar QMS

Alasan dasar : meningkatkan kepuasan pelanggan

Persyaratan QMS ISO 9001

Persyaratan produk : dirinci oleh pelanggan/orgn/regulasi utk antisipasi persyaratn pelanggan.

Mis QMS di RS :

-          px ranap tdk lebih dr 10hr

-          penelusuran rekam medis px tdk lebih dr 3 mnt

(2)   Pendekatan utk menyusun & menerapkan sistem manaj mutu

² Menentukan  kebutuhan & harapan pelanggan & pihak lain yg berkepentingan (jika di RS px, pemilik RS, suplier)

² Menetapkan kebijakan mutu & sasaran mutu orgn (visi misi)

² Menentukan proses & tg jawab yg diperlukan utk mencapai sasaran mutu

² Menentukan & menyediakan SD yg diperlukan utk mencapai sasaran mutu

² Menetapkan metode utk mengatur efektifitas & efisiensi tiap proses

² Menerapkan pengukuran utk menentukan efektifitas & efisiensi tiap proses

² Menentukan sarana pencegahan ketidaksesuaian & menghilangkan penyebabnya

² Menetapkan & menerapkan proses perbaikan berkesinambungan dr sitem manaj mutu

KM

â        â      â

SM   SM    SM

â     â      â

RM    RM    RM

Ket :

KM : kebijakan mutu

SM : sasaran mutu

RM : rencana mutu (semua ditentukan oleh Top Manajemen)

COMPOUNDING DAN DISPENSING, KOMUNIKASI DAN KONSELING, ETIKA DAN PERUNDANG-UNDANGAN

Contoh Kasus diskusi

Compounding & Dispensing

1.      Skrining farmasetis

a.     Pasien mengalami kesulitan menelan obat → rekomendasi = obat tablet dibuat menjadi sediaan serbuk

b.      Aturan pakai Lopressor HCT kurang jelas

2.      Skrining klinis

a.       Udem perlu terapi diuretik yang lebih kuat → rekomendasi = HCT diganti diuretik loop (Furosemid) karena ClCr pasien kurang dari 30 ml/menit dengan dosis 40 mg/hari (injeksi 10 mg/ml)

b.  Glucovance (metformin) kontraindikasi dengan CKD (Chronic Renal Disease) → rekomendasi = Glucovance diganti dengan insulin (dosis 75% dosis normal untuk pasien dengan ClCr antara 20-50%) dan digunakan dosis awal 0,15 mg/kgBB. Awalnya digunakan insulin intermediate acting (2 x sehari) atau long acting (1 x sehari)

c.       Dosis dan interval pemberian Sagestam (Gentamisin) terlalu besar → Rekomendasi = Sagestam dosisnya diturunkan menjadi 2 mg/kgBB dengan interval pemberian tiap 2 hari sekali karena ClCr pasien = 25,16 ml/menit

d.  Hipertensi kurang tepat diterapi dengan Lopressor HCT (metoprolol) karena pasien juga menderita DM dan GGK serta PPOK → rekomendasi metoprolol diganti ACEI (kaptopril) dengan dosis 12,5 mg 2 x sehari karena pasien baru pertama kali menggunakan dan pasien tergolong geriatri. Dibuat sediaan pulveres.

e.       PPOK stage III complicated exacerbation belum memperoleh terapi pemeliharaan → rekomendasi = pasien diberi antikolinergik (ipratropium bromida)

f.       Waspada terhadap efek samping obat yang sering terjadi dan segera laporkan apabila terjadi efek-efek samping sebagai berikut :

1.      Gentamisin : mempunyai efek pada ginjal yaitu dapat menurunkan kirens kreatinin (>10 %) dan edema ( 1-10 %)

2.      Metoprolol : hipotensi (1-27 %) dan bradikardi (2-16 %)

3.      HCT (Hidroklorotiazida)  : resiko hipokalemia dan hipotensi ortostatik.

4.      Acetaminophen : meningkatkan Cl asam urat, glukosa, menurunkan Na, bikarbonat, kalsium.

Efek pada renal : Penggunaan kronik dosis berlebih dapat meningkatka nefrotoksik.

Pada obat-obatan baru yang diusulkan yaitu:

·   Kaptopril dapat menyebabkan hiperkalemia (1-11 %), dan batuk kering (20 %)

·   Furosemid dapat menyebabkan hipokalemia.

g.      Saran untuk terapi maintenance PPOK stage 2 ini diberikan Ipratopium Bromida , hendaknya  ditanyakan dulu kepada pasien karena obat ini tidak masuk dalam daftar JAMKESMAS.

Komunikasi & Konseling

A.                Langkah-langkah yang dilakukan dalam konseling :

1.      Senyum, sapa, salam dan perkenalkan diri kepada pasien

2.      Metode yang digunakan : three prime question (dilakukan di awal konseling) dan final verification (dilakukan di akhir konseling)

B.                 Komunikasi Informasi dan Edukasi (KIE) :

Konseling secara umum :

a.       Sanmol diminum jika pasien mengalami sakit kepala saja, penggunaannya 1 jam sebelum makan.

b.      Pasien disarankan untuk segera melaporkan kepada dokter atau apoteker jika muncul efek samping dari obat yang digunakan.

c.       Diinformasikan kepada pasien tentang penyimpanan obat yang digunakan (Sanmol, antihipertensi, dan salbutamol inhaler dapat disimpan dalam suhu kamar).

d.      Informasi kepada keluarga pasien tentang kondisi dan terapi yang dijalankan oleh pasien serta pentingnya dukungan psikologis bagi pasien.

Konseling untuk tiap penyakit :

1.      Hipertensi :

a.       Pasien diminta untuk taat terhadap diet rendah garam

Cara : pasien dan keluarganya diberi edukasi mengenai penyakit hipertensi (penyebab dan komplikasinya)

b.      Pasien diminta untuk teratur dalam melakukan aktivitas fisik/olahraga (selama 20-30 menit) setelah keluar rumah sakit

Cara : mengedukasi dan meminta keluarga pasien untuk mengajak pasien melakukan aktivitas fisik 

c.       Pasien diminta untuk menghindari stres

d.      Cara penggunaan kaptopril : diminum 1 jam sebelum makan

2.      PPOK :

a.       Pasien diminta untuk menjaga kebersihan agar infeksinya cepat sembuh

b.      Pasien diminta untuk melakukan latihan pernafasan

c.       Disarankan dan perlu ditekankan kepada pasien untuk menghindari faktor pemicu serangan (asap, produk pestisida, produk aerosol).

d.      Pasien disarankan untuk mengkonsumsi makanan yang cukup mengandung antioksidan (sayur dan buah) untuk membantu menjaga kesehatan paru-paru.

e.       Cara penggunaan inhaler :

1)      Pasien diminta untuk mengeluarkan nafas

2)      Inhaler diletakkan 2 jari didepan mulut

3)      Mulailah bernafas pelan-pelan lewat mulut kemudian tekan inhaler dan hirup inhaler sedalam mungkin secara pelan-pelan

4)      Pasien diminta untuk menahan nafas selama 10 detik. Hal ini bertujuan agar obat banyak yang masuk ke paru-paru.

5)      Jika dokter meresepkan lebih dari 1 puff obat, ulangi prosedur ini mulai dari langkah ke 2 untuk beta agonis kita dapat menunggu 1 menit diantara puff namun hal ini tidak perlu dilakukan bila menggunakan obat lain.

6)      Cuci mulut (kumur-kumur) untuk membantu mengurangi efek samping yang tidak dikehendaki.

3.      Diabetes Mellitus

a.       Melakukan aktivitas fisik selama 20-30 menit per hari

b.      Menghindari peningkatan berat badan (memotivasi pasien untuk menurunkan berat badan)

c.       Meningkatkan makanan berserat dengan indek glikemik rendah seperti sayur-sayuran dan buah-buahan

d.      Menggunakan pemanis non kalori

e.       Edukasi gejala hipoglikemi (pucat, lemas, pusing, gemetar, keringat dingin) dan penanganannya (minum air teh manis)

f.       Pasien diedukasi mengenai penyakit DM dan penyakit penyulit akut maupun kronis dari DM serta cara penanganannya agar penyakit tersebut tidak semakin parah

g.      Edukasi tentang pemeliharaan/perawatan kaki

1)      Pasien tidak boleh berjalan tanpa alas kaki termasuk di pasir

2)      Periksa kaki setiap hari dan laporkan pada dokter apabila ada kulit terkelupas atau daerah kemerahan atau luka

3)      Periksa alas kaki dan benda asing sebelum memakainya

4)      Selalu menjaga kaki dalam keadaan bersih dan mengoleskan lotion pelembab ke kulit yang kering

h.      Edukasi cara penyuntikan insulin

1)      Insulin diberikan dengan suntikan subkutan (dibawah kulit) dengan arah tegak lurus terhadap permukaan kulit

2)      Lokasi penyuntikan antara lain : kedua paha, pantat, perut, lengan. Penyuntikan sebaiknya dilakukan pada tempat yang bergantian

3)      Cara penyimpanan insulin : insulin disimpan pada suhu 2-8ºC bila insulin akan digunakan selama 6 bulan namun insulin dapat disimpan pada suhu kamar bila insulin akan digunakan selama 1 bulan

4.      Gagal Ginjal kronis

a.       Hindari obat-obatan yang bersifat nefrotoksik dan memperberat kerja ginjal

b.      Pasien diminta untuk mengurangi asupan air putih

Etika dan Perundang-undangan

1.      Dalam kasus ini Apoteker mengganti beberapa obat seperti sanmol menjadi paracetamol, sediaan ventolin menjadi salbutamol inhaler, sagestam menjadi gentamisin yang terdapat dalam daftar obat yang dibiayai oleh jamkesmas.

Penggantian tersebut telah disesuaikan dengan pedoman pelaksanaan jamkesmas.

a.       JAMKESMAS adalah program bantuan sosial untuk pelayanan kesehatan bagi masyarakat miskin dan tidak mampu. Program ini diselenggarakan secara nasional agar terjadi subsidi silang dalam rangka mewujudkan pelayanan kesehatan yang menyeluruh bagi masyarakat miskin.

b.      Pada hakekatnya pelayanan kesehatan terhadap masyarakat miskin menjadi tanggung jawab dan dilaksanakan bersama oleh Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah. Pemerintah Propinsi/Kabupaten/Kota berkewajiban memberikan kontribusi sehingga menghasilkan pelayanan yang optimal.

Tindakan tersebut dilandasi oleh beberapa peraturan berikut:

a.                   Kode etik kefarmasian

      Bab II pasal 9 tentang kewajiban apoteker terhadap penderita

“Seorang Apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian harus mengutamakan kepentingan masyarakat dan menghormati hak asazi penderita dan melindungi makhluk hidup insani.”

b.                  PP 51 tahun 2009

1)      Pasal 24 b

“Dalam melakukan Pekerjaan Kefarmasian pada Fasilitas Pelayanan Kefarmasian, Apoteker dapat mengganti obat merek dagang dengan obat generic yang sama komponen aktifnya atau obat merek dagang lain atas persetujuan dokter dan/atau pasien.”

2)      Pasal 8

“Seorang Apoteker harus aktif mengikuti perkembangan peraturan perundang-undangan di Bidang Kesehatan pada umumnya dan di Bidang Farmasi pada khususnya”.

2.      Komunikasi dengan tenaga kesehatan lain dalam rangka memberi rekomendasi maupun informasi

Hal ini berdasarkan pada :

Kode etik kefarmasian Bab IV tentang Kewajiban apoteker/farmasis terhadap sejawat petugas kesehatan lainnya

Pasal 13

“Setiap Apoteker harus mempergunakan setiap kesempatan untuk membangun dan meningkatkan hubungan profesi, saling mempercayai, menghargai dan menghormati SejawatPetugas Kesehatan.”

3.      Pemberian informasi dan konseling pada pasien

Hal ini berdasarkan pada :

a)      PP 51 tahun 2009

Pasal 7

“Seorang Apoteker harus menjadi sumber informasi sesuai dengan profesinya”.

b)  Kode etik kefarmasian

      Bab II pasal 9 tentang kewajiban apoteker terhadap penderita

“Seorang Apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian harus mengutamakan kepentingan masyarakat dan menghormati hak asazi penderita dan melindungi makhluk hidup insani.”

Daftar Pustaka

Anonim, 2006, Pharmaceutical Care untuk Penyakit Hipertensi, Depkes RI, Jakarta

Anonim, 2006, Pharmaceutical Care untuk Penyakit Diabetes Mellitus, Depkes RI, Jakarta

Dipiro, J.T., Wells, B.G., Schwinghammer, T.L., & Hamilton, C.W., 2006, Pharmacotherapy Handbook, Sixth Edition, The McGraw-Hill Companies Inc, Philadelphia.

Peraturan Pemerintah No. 51 tahun 2009 tentang pekerjaan kefarmasian

Pedoman Pelaksanaan Jamkesmas tahun 2008

Semla, T.P., Beizer, J.L., & Higbee, M.D., 2002, Geriatric Dosage Handbook, 7^th Edition, Lexi-Comp Inc, Ohio.

INSTALASI LOGISTIK DISTRIBUSI GUDANG FARMASI

Sub Instalasi Logistik Farmasi adalah Sub Instalasi yang berada di bawah Instalasi Farmasi Rumah Sakit yang bertugas untuk perencanaan dan pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian barang farmasi ke seluruh unit pelayanan yang membutuhkan.

Sub Instalasi Logistik Farmasi mempunyai tugas melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan barang farmasi, yaitu:     

1. Perencanaan dan pengadaan
2.  Penerimaan dan Pemeriksaan Barang
3. Penyimpanan Barang
4. Penyaluran Barang
5. Pelaporan Penggunaan Barang Farmasi
6. Penghapusan Barang
7. Dalam kegiatan pengelolaan barang farmasi di IFRS diperlukan panitia tersendiri yang ditunjuk untuk melakukan kegiatan tersebut, yang terdiri dari :
8. Panitia Pengadaan Barang
9. Panitia PenerimaanB dan Pemeriksaan Barang
10. Panitia Penghapusan Barang

Perencanaan, Pengadaan, Penerimaan, Pemeriksaan, Penyimpanan, Penyaluran , Pelaporan Penggunaan dan Penghapusan Barang Farmasi

a.    Perencanaan dan Pengadaan

Anggaran yang didapatkan untuk perencanaan dan pengadaan barang farmasi di logistik berasal dari dana APBN untuk barang farmasi non rutin dan APBD untuk obat-obatan habis pakai yang kemudian semua perencanaan dilakukan oleh apoteker  yang bertanggung jawab kepada Pemerintah dan Direktur Rumah Sakit, dengan menggunakan surat pemesanan. Proses perencanaan dilakukan dengan tujuan agar anggaran yang diterima dapat digunakan secara efektif dan efisien. Barang yang akan diterima di logistik meliputi:

1.      Bahan Dasar : bahan dasar merupakan bahan utama yang harus ada di rumah sakit. Barang digunakan untuk orang banyak, tidak perlu peresepan dan biasanya berkaitan langsung dengan tindakan dokter dan perawat.

2.      Barang Farmasi Rutin : barang yang rutin digunakan dan habis sekali pakai; misalnya : alkes (sarung tangan, masker), obat TB, obat untuk karyawan honorer.

3.      Barang Farmasi Non-Rutin : barang yang tidak digunakan untuk sekali pakai dan biasanya pengadaannya dilakukan secara berkala; misalnya : alat kedokteran (ECG, stetoskop, tensimeter) alat perawatan ( sarung tangan, masker, injeksi), gunting, dan lain-lain sebagai inventaris Rumah Sakit.

Pada pelaksanaan anggaran APBD dikeluarkan setiap 1 (satu) tahun sekali, dan direalisasikan setiap 3 (tiga) bulan untuk pembelian barang medis baik yang rutin maupun yang non rutin. Tiap melakukan perencanaan selalu dibentuk panitia perencanaan. Kepala Instalasi Farmasi setiap bulannya memberikan laporan penggunaan barang dan mengajukan usulan permintaan barang. Barang yang diusulkan berdasarkan skala prioritas, yang dirumuskan dengan perhitungan sebagai berikut :

            Jumlah permintaan barang : ( A x 3 ) + B + C – D

            Keterangan :

A        :  Keperluan barang untuk 1 bulan

B        : 1 x A, yaitu untuk 1 bulan masa tunggu, digunakan sebagai cadangan jika barang belum datang

C        : Buffer stock, jika terdapat Kejadian Luar Biasa (KLB), atau permintaan yang meningkat/ keprluan untuk 1 bulan, nilainya sebesar 1 x A

D         : Sisa stok bulan sebelumnya.

Panitia ini selanjutnya membuat laporan perencanaan, tujuannya untuk mengefisinsi anggaran dan menjamin ketepatan penggunaan. Panitia ini juga melakukan penawaran kepada Pihak kedua, dan memilih pihak kedua untuk dapat melaksanakan pengadaan barang. Surat Perintah Kerja (SPK) dibuat oleh pimpinan proyek yang juga bertindak sebagai kuasa pengguna anggaran RSU bertindak atas nama Gubernur Provinsi (pihak pertama), memerintahkan pihak kedua, dalam hal ini adalah pemenang tender/ pabrik yang ditunjuk. Pihak pertama memberikan perintah kepada pihak kedua untuk :

1.     Melaksanakan pengadaan dan pengiriman barang medik sejumlah anggaran yang telah ditetapkan, yang harus diselesaikan

2.     Pihak kedua mengerjakan pengadaan barang dan pengiriman barang medik sesuai nama, jumlah, dan harga yang dilampirkan.

Penentuan pihak ke 2 atau pemegang tender dilakukan melalui beberapa proses yaitu :

1. Lelang

2. Pemilihan

3. Penunjukan langsung

b.   Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

1.      Penerimaan di logistik merupakan bagian yang menerima barang farmasi yang dikirim oleh rekanan Rumah Sakit sesuai dengan spesifikasi pada Surat Pesanan (SP) / Surat Perintah Kerja (SPK), yang meliputi:

a.       Jenis/nama, merk, jumlah dan kualitas barang farmasi.

b.      Tanggal kadaluwarsa/ ED minimal 2 tahun kecuali reagen minimal 6 bulan.

2.      Setelah memenuhi syarat, barang farmasi diterima (ditandatangani) oleh ketua Sub Instalasi Logistik Distribusi Gudang Farmasi yang selanjutnya dilakukan penyimpanan sesuai dengan aturan farmasi yang berlaku.

3.      Melakukan pencatatan pada Buku Bukti Barang Masuk (BBBM).

4.      Melakukan pencatatan pada kartu stok barang dan kartu stok meja. Kartu stok meja digunakan untuk mengkonfirmasi penggunaan obat dan alat kesehatan yang diteriama dan dikeluarkan oleh logistic.

Barang yang telah diterima kemudian diperiksa oleh Panitia Pemeriksaan Barang, tujuannnya untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang ada pada SPK dan dibuat berita acara pemeriksaan barang. Setelah diperiksa barang yang diterima dibuat berita acara penerimaan barang. Penanggung jawab penerimaan barang medis RSU, yang merupakan seorang Apoteker selanjutnya membuat laporan penerimaan barang, tujuannya :

1.      Sebagai evaluasi

2.      Untuk mengetahui alokasi anggaran yang dipakai

3.      Untuk menentukan perencanaan berikutnya

Setelah pekerjaan pengadaan diselesaikan dilakukan pembeyaran kepada pihak kedua. Selanjutnya barang tersebut diserahkan ke petugas logistik farmasi untuk disimpan

c.    Penyimpanan Barang

Tujuan : menyimpan barang sesuai dengan aturan kebijakan untuk menjamin mutu dan keamanan barang dan proses pendistribusian barang menjadi mudah dan cepat.

a.      Barang yang telah diperiksa dan diterima berada di bawah tanggung jawab bagian logistik

b.     Pelaksana logistik menyimpan dan memuat barang/ jenis barang berupa obat jadi, cairan, alat kesehatan habis pakai, gas medik, disinfektan, reagensia, bahan gigi, bahan baku, dan bahan kimia). Barang tersebut dipisahkan tempat/ ruang untuk sediaan padat, semi padat, cair, bahan yang thermolabil, mudah menguap dan mudah terbakar.

c.      Penyimpanan barang-barang farmasi diatur berdasarkan bentuk sediaan dan kelas terapinya.

d.     Penerimaan atau pengeluaran barang oleh pelaksana logistik berdasarkan pada system First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). Sedangkan untuk barang slow moving dibagian depan, dan fast moving dibagian belakang.

e.      Pelaksana mencatat pemasukan barang ke dalam Kartu Stok Barang dan Kartu Stok Meja

f.      Kemudian pelaksana membukukan barang kedalam Buku Bukti Barang Masuk (BBBM)

g.     Petugas administrasi logoistik mengarsipkan berkas berita acara penerimaan barang, SPK, dan Bukti pengiriman barang

d.   Penyaluran Barang

Penyaluran barang dari gudang obat ke Depo Farmasi dikeluarkan berdasarkan SP. Barang dikeluarkan berdasarkan sistem FIFO dan FEFO. Sistem FIFO yaitu barang yang datang lebih dahulu dikeluarkan terlebih dahulu sedangkan sistem FEFO barang yang hampir ED dikeluarkan terlebih dahulu. Bahan dasar dari logistik tidak didistribusikan ke semua depo, melainkan hanya ke beberapa depo antara lain : RI/RJ, OK Sentral, OK IRD, OK Paviliun dan IRNA 1. Pendistribusian bahan dasar ke Sub Depo berdasarkan Surat Permintaan (SP) dari Sub Depo yang melayani bahan dasar. Permintaan barang ke logistik untuk kebutuhan 1 minggu.

Standar Operasional Penyaluran Barang Farmasi

1)      Perbekalan Farmasi Rutin :

Berikut ini Standar Operasional Penyaluran Barang Farmasi Rutin :

a)      Kepala instalasi mengajukan permintaan melalui Surat Permintaan Pengeluaran (SPP) yang diisi lengkap dan ditandatangani.

b)      SP diajukan ke Logistik Farmasi untuk disetujui dan ditandatangani oleh kepala sub unit instalasi logistik farmasi.

c)      Penanggung jawab logistik memeriksa dan menandatangani SP.

d)     Pelaksana logistik dan petugas gudang menyiapkan barang farmasi sesuai dengan SP.

e)      Pelaksana logistik menyerahkan dan menandatangani SP.

f)       Petugas instalasi menerima barang

g)      Barang yang sudah dikeluarkan dicatat pada Buku Bukti Barang Keluar (BBBK).

h)      Tiap kali mengeluarkan barang, dicatat pada kartu barang dan kartu meja.

2)      Perbekalan Farmasi Non Rutin

a)      Masing kepala instalasi mengajukan permintaan barang farmasi non rutin melalui SP yang diisi lengkap dan ditandatangani.

b)      SP diajukan ke seksi Perawatan/Pelayanan Medik/Penunjang Medik yang diketahui dan disetujui/ditandatangani, kemudian diberi kode nomor inventaris.

c)      SP diajukan ke Logistik Farmasi untuk disetujui dan ditandatangani oleh kepala sub unit instalasi logistik farmasi.

d)     Petugas logistik memeriksa dan menadatangai SP.

e)      Petugas instalasi menerima barang

f)       Barang yang sudah dikeluarkan dicatat pada Buku Bukti Barang Keluar (BBBK).

g)      Tiap kali mengeluarkan barang dicatat pada kartu barang dan kartu meja.

Tujuan penyaluran barang ke Depo Farmasi adalah :

1.         Untuk mendekatkan dan mempercepat pelayanan obat dan alat kesehatan pasien dan keluarga pasien

2.         Mencukupi barang yang tidak tersedia di logistik

3.         Sebagai modal

a.    Pelaporan Penggunaan Barang Farmasi

Penggunaan barang farmasi  yang keluar maupun masuk harus dilaporkan secara rutin. Agar penggunaan barang farmasi bisa dipantau dan terkontrol dengan baik. Oleh karena itu logistik membuat laporan rutin, meliputi:

§  Jenis dan jumlah barang farmasi yang direncanakan dan diadakan.

§  Jenis dan jumlah barang farmasi yang diterima yang baik tidak sesuai dengan spesifikasi.

§  Jenis dan jumlah barang farmasi yang tersedia dan yang digunakan.

§  Jenis dan jumlah barang farmasi yang rusak, kadaluarsa dan hilang.

§  Jenis dan barang farmasi yang diminta depo farmasi atau Instalasi, yang disediakan oleh logistik.

b.   Penghapusan Barang

Penghapusan barang ditujukan untuk barang yang rusak atau kadaluarsa, untuk kemudian dibuat berita acara penghapusan oleh panitia penghapusan barang. Sebelumnya barang yang akan dimusnahkan didata terlebih dahulu, dicatat jumlah dan nilai rupiah, kemudian dilaporkan kepada direktur dan selanjutnya diusulkan kepada Gubernur selaku pihak pertama untuk mendapatkan persetujuan dan kemudian diadakan pengecekan ulang oleh panitia penghapusan barang dan barang siap untuk dimusnahkan. Seluruh barang medik yang akan dimusnahkan akan dibawa ke bagian IPL untuk dimusnahkan menggunakan incinerator.