INSTALASI LOGISTIK DISTRIBUSI GUDANG FARMASI

Sub Instalasi Logistik Farmasi adalah Sub Instalasi yang berada di bawah Instalasi Farmasi Rumah Sakit yang bertugas untuk perencanaan dan pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian barang farmasi ke seluruh unit pelayanan yang membutuhkan.

Sub Instalasi Logistik Farmasi mempunyai tugas melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan barang farmasi, yaitu:     

1. Perencanaan dan pengadaan
2.  Penerimaan dan Pemeriksaan Barang
3. Penyimpanan Barang
4. Penyaluran Barang
5. Pelaporan Penggunaan Barang Farmasi
6. Penghapusan Barang
7. Dalam kegiatan pengelolaan barang farmasi di IFRS diperlukan panitia tersendiri yang ditunjuk untuk melakukan kegiatan tersebut, yang terdiri dari :
8. Panitia Pengadaan Barang
9. Panitia PenerimaanB dan Pemeriksaan Barang
10. Panitia Penghapusan Barang

Perencanaan, Pengadaan, Penerimaan, Pemeriksaan, Penyimpanan, Penyaluran , Pelaporan Penggunaan dan Penghapusan Barang Farmasi

a.    Perencanaan dan Pengadaan

Anggaran yang didapatkan untuk perencanaan dan pengadaan barang farmasi di logistik berasal dari dana APBN untuk barang farmasi non rutin dan APBD untuk obat-obatan habis pakai yang kemudian semua perencanaan dilakukan oleh apoteker  yang bertanggung jawab kepada Pemerintah dan Direktur Rumah Sakit, dengan menggunakan surat pemesanan. Proses perencanaan dilakukan dengan tujuan agar anggaran yang diterima dapat digunakan secara efektif dan efisien. Barang yang akan diterima di logistik meliputi:

1.      Bahan Dasar : bahan dasar merupakan bahan utama yang harus ada di rumah sakit. Barang digunakan untuk orang banyak, tidak perlu peresepan dan biasanya berkaitan langsung dengan tindakan dokter dan perawat.

2.      Barang Farmasi Rutin : barang yang rutin digunakan dan habis sekali pakai; misalnya : alkes (sarung tangan, masker), obat TB, obat untuk karyawan honorer.

3.      Barang Farmasi Non-Rutin : barang yang tidak digunakan untuk sekali pakai dan biasanya pengadaannya dilakukan secara berkala; misalnya : alat kedokteran (ECG, stetoskop, tensimeter) alat perawatan ( sarung tangan, masker, injeksi), gunting, dan lain-lain sebagai inventaris Rumah Sakit.

Pada pelaksanaan anggaran APBD dikeluarkan setiap 1 (satu) tahun sekali, dan direalisasikan setiap 3 (tiga) bulan untuk pembelian barang medis baik yang rutin maupun yang non rutin. Tiap melakukan perencanaan selalu dibentuk panitia perencanaan. Kepala Instalasi Farmasi setiap bulannya memberikan laporan penggunaan barang dan mengajukan usulan permintaan barang. Barang yang diusulkan berdasarkan skala prioritas, yang dirumuskan dengan perhitungan sebagai berikut :

            Jumlah permintaan barang : ( A x 3 ) + B + C – D

            Keterangan :

A        :  Keperluan barang untuk 1 bulan

B        : 1 x A, yaitu untuk 1 bulan masa tunggu, digunakan sebagai cadangan jika barang belum datang

C        : Buffer stock, jika terdapat Kejadian Luar Biasa (KLB), atau permintaan yang meningkat/ keprluan untuk 1 bulan, nilainya sebesar 1 x A

D         : Sisa stok bulan sebelumnya.

Panitia ini selanjutnya membuat laporan perencanaan, tujuannya untuk mengefisinsi anggaran dan menjamin ketepatan penggunaan. Panitia ini juga melakukan penawaran kepada Pihak kedua, dan memilih pihak kedua untuk dapat melaksanakan pengadaan barang. Surat Perintah Kerja (SPK) dibuat oleh pimpinan proyek yang juga bertindak sebagai kuasa pengguna anggaran RSU bertindak atas nama Gubernur Provinsi (pihak pertama), memerintahkan pihak kedua, dalam hal ini adalah pemenang tender/ pabrik yang ditunjuk. Pihak pertama memberikan perintah kepada pihak kedua untuk :

1.     Melaksanakan pengadaan dan pengiriman barang medik sejumlah anggaran yang telah ditetapkan, yang harus diselesaikan

2.     Pihak kedua mengerjakan pengadaan barang dan pengiriman barang medik sesuai nama, jumlah, dan harga yang dilampirkan.

Penentuan pihak ke 2 atau pemegang tender dilakukan melalui beberapa proses yaitu :

1. Lelang

2. Pemilihan

3. Penunjukan langsung

b.   Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

1.      Penerimaan di logistik merupakan bagian yang menerima barang farmasi yang dikirim oleh rekanan Rumah Sakit sesuai dengan spesifikasi pada Surat Pesanan (SP) / Surat Perintah Kerja (SPK), yang meliputi:

a.       Jenis/nama, merk, jumlah dan kualitas barang farmasi.

b.      Tanggal kadaluwarsa/ ED minimal 2 tahun kecuali reagen minimal 6 bulan.

2.      Setelah memenuhi syarat, barang farmasi diterima (ditandatangani) oleh ketua Sub Instalasi Logistik Distribusi Gudang Farmasi yang selanjutnya dilakukan penyimpanan sesuai dengan aturan farmasi yang berlaku.

3.      Melakukan pencatatan pada Buku Bukti Barang Masuk (BBBM).

4.      Melakukan pencatatan pada kartu stok barang dan kartu stok meja. Kartu stok meja digunakan untuk mengkonfirmasi penggunaan obat dan alat kesehatan yang diteriama dan dikeluarkan oleh logistic.

Barang yang telah diterima kemudian diperiksa oleh Panitia Pemeriksaan Barang, tujuannnya untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang ada pada SPK dan dibuat berita acara pemeriksaan barang. Setelah diperiksa barang yang diterima dibuat berita acara penerimaan barang. Penanggung jawab penerimaan barang medis RSU, yang merupakan seorang Apoteker selanjutnya membuat laporan penerimaan barang, tujuannya :

1.      Sebagai evaluasi

2.      Untuk mengetahui alokasi anggaran yang dipakai

3.      Untuk menentukan perencanaan berikutnya

Setelah pekerjaan pengadaan diselesaikan dilakukan pembeyaran kepada pihak kedua. Selanjutnya barang tersebut diserahkan ke petugas logistik farmasi untuk disimpan

c.    Penyimpanan Barang

Tujuan : menyimpan barang sesuai dengan aturan kebijakan untuk menjamin mutu dan keamanan barang dan proses pendistribusian barang menjadi mudah dan cepat.

a.      Barang yang telah diperiksa dan diterima berada di bawah tanggung jawab bagian logistik

b.     Pelaksana logistik menyimpan dan memuat barang/ jenis barang berupa obat jadi, cairan, alat kesehatan habis pakai, gas medik, disinfektan, reagensia, bahan gigi, bahan baku, dan bahan kimia). Barang tersebut dipisahkan tempat/ ruang untuk sediaan padat, semi padat, cair, bahan yang thermolabil, mudah menguap dan mudah terbakar.

c.      Penyimpanan barang-barang farmasi diatur berdasarkan bentuk sediaan dan kelas terapinya.

d.     Penerimaan atau pengeluaran barang oleh pelaksana logistik berdasarkan pada system First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). Sedangkan untuk barang slow moving dibagian depan, dan fast moving dibagian belakang.

e.      Pelaksana mencatat pemasukan barang ke dalam Kartu Stok Barang dan Kartu Stok Meja

f.      Kemudian pelaksana membukukan barang kedalam Buku Bukti Barang Masuk (BBBM)

g.     Petugas administrasi logoistik mengarsipkan berkas berita acara penerimaan barang, SPK, dan Bukti pengiriman barang

d.   Penyaluran Barang

Penyaluran barang dari gudang obat ke Depo Farmasi dikeluarkan berdasarkan SP. Barang dikeluarkan berdasarkan sistem FIFO dan FEFO. Sistem FIFO yaitu barang yang datang lebih dahulu dikeluarkan terlebih dahulu sedangkan sistem FEFO barang yang hampir ED dikeluarkan terlebih dahulu. Bahan dasar dari logistik tidak didistribusikan ke semua depo, melainkan hanya ke beberapa depo antara lain : RI/RJ, OK Sentral, OK IRD, OK Paviliun dan IRNA 1. Pendistribusian bahan dasar ke Sub Depo berdasarkan Surat Permintaan (SP) dari Sub Depo yang melayani bahan dasar. Permintaan barang ke logistik untuk kebutuhan 1 minggu.

Standar Operasional Penyaluran Barang Farmasi

1)      Perbekalan Farmasi Rutin :

Berikut ini Standar Operasional Penyaluran Barang Farmasi Rutin :

a)      Kepala instalasi mengajukan permintaan melalui Surat Permintaan Pengeluaran (SPP) yang diisi lengkap dan ditandatangani.

b)      SP diajukan ke Logistik Farmasi untuk disetujui dan ditandatangani oleh kepala sub unit instalasi logistik farmasi.

c)      Penanggung jawab logistik memeriksa dan menandatangani SP.

d)     Pelaksana logistik dan petugas gudang menyiapkan barang farmasi sesuai dengan SP.

e)      Pelaksana logistik menyerahkan dan menandatangani SP.

f)       Petugas instalasi menerima barang

g)      Barang yang sudah dikeluarkan dicatat pada Buku Bukti Barang Keluar (BBBK).

h)      Tiap kali mengeluarkan barang, dicatat pada kartu barang dan kartu meja.

2)      Perbekalan Farmasi Non Rutin

a)      Masing kepala instalasi mengajukan permintaan barang farmasi non rutin melalui SP yang diisi lengkap dan ditandatangani.

b)      SP diajukan ke seksi Perawatan/Pelayanan Medik/Penunjang Medik yang diketahui dan disetujui/ditandatangani, kemudian diberi kode nomor inventaris.

c)      SP diajukan ke Logistik Farmasi untuk disetujui dan ditandatangani oleh kepala sub unit instalasi logistik farmasi.

d)     Petugas logistik memeriksa dan menadatangai SP.

e)      Petugas instalasi menerima barang

f)       Barang yang sudah dikeluarkan dicatat pada Buku Bukti Barang Keluar (BBBK).

g)      Tiap kali mengeluarkan barang dicatat pada kartu barang dan kartu meja.

Tujuan penyaluran barang ke Depo Farmasi adalah :

1.         Untuk mendekatkan dan mempercepat pelayanan obat dan alat kesehatan pasien dan keluarga pasien

2.         Mencukupi barang yang tidak tersedia di logistik

3.         Sebagai modal

a.    Pelaporan Penggunaan Barang Farmasi

Penggunaan barang farmasi  yang keluar maupun masuk harus dilaporkan secara rutin. Agar penggunaan barang farmasi bisa dipantau dan terkontrol dengan baik. Oleh karena itu logistik membuat laporan rutin, meliputi:

§  Jenis dan jumlah barang farmasi yang direncanakan dan diadakan.

§  Jenis dan jumlah barang farmasi yang diterima yang baik tidak sesuai dengan spesifikasi.

§  Jenis dan jumlah barang farmasi yang tersedia dan yang digunakan.

§  Jenis dan jumlah barang farmasi yang rusak, kadaluarsa dan hilang.

§  Jenis dan barang farmasi yang diminta depo farmasi atau Instalasi, yang disediakan oleh logistik.

b.   Penghapusan Barang

Penghapusan barang ditujukan untuk barang yang rusak atau kadaluarsa, untuk kemudian dibuat berita acara penghapusan oleh panitia penghapusan barang. Sebelumnya barang yang akan dimusnahkan didata terlebih dahulu, dicatat jumlah dan nilai rupiah, kemudian dilaporkan kepada direktur dan selanjutnya diusulkan kepada Gubernur selaku pihak pertama untuk mendapatkan persetujuan dan kemudian diadakan pengecekan ulang oleh panitia penghapusan barang dan barang siap untuk dimusnahkan. Seluruh barang medik yang akan dimusnahkan akan dibawa ke bagian IPL untuk dimusnahkan menggunakan incinerator.