Logistik atau Gudang Farmasi dalam Rumah Sakit

Unit Logistik atau Gudang farmasi adalah sarana yang digunakan untuk penerimaan dan penyimpanan seluruh perbekalan farmasi yang beredar di rumah sakit. Logistik farmasi merupakan bagian dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit yang bertanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan farmasi. Perbekalan farmasi yang telah dibeli tidak semuanya langsung dapat didistribusikan, akan tetapi  disimpan dahulu di dalam gudang dengan tujuan agar aman atau tidak hilang, tidak mudah rusak dan mudah diawasi.

             Penyimpanan adalah salah satu aspek penting yang ikut berperan dalam Drug Management Cycle. Proses penyimpanan harus mengandung prinsip pengendalian yang komprehensif. Oleh karena itu, proses penyimpanan memerlukan tempat penyimpanan yang mendukung prinsip tersebut. Penyimpanan menurut Dir.Jend POM tahun 1990 adalah suatu kegiatan pengamanan dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman, dan memenuhi persyaratan.

             Obat atau perbekalan farmasi lain yang telah dibeli tidak semuanya langsung dapat dijual. Oleh karena itu perlu adanya kegiatan penyimpanan yang dilakukan di gudang terlebih dahulu.Tujuan utama penyimpanan di gudang adalah untuk menjaga kualitas obat dan perbekalan farmasi. Tujuan lain penyimpanan di gudang adalah untuk menjamin ketersediaan obat jika sewaktu-waktu obat tersebut dibutuhkan, untuk memudahkan pencarian dan pengawasan, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, untuk melindungi barang dari kehilangan, kerusakan, pencurian, pemborosan penggunaan dan menjaga mutu serta mengatur perpindahan supply barang dari tempat penyimpanan pusat (gudang) ke pengguna (rawat jalan, rawat inap dan distribusi khusus) dengan meminimalkan biaya.

             Kegiatan di dalam gudang farmasi meliputi kegiatan perencanaan dan penyusunan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pemeriksaan, penyimpanan, distribusi, dan pencatatan obat dan perbekalan farmasi. Berbagai indikator penyimpanan dapat diukur dan dapat diamati untuk melihat bagaimana kinerja, efektivitas, dan efisiensi inventory perbekalan farmasi di suatu rumah sakit

Agar perbekalan terjamin, baik dari segi kualitas maupun keamanannya, maka gudang farmasi harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.        Accessibility yaitu akses ke gudang mudah karena letaknya strategis.

2.        Utilities yaitu gudang dilengkapi fasilitas penunjang dalam melaksanakan fungsinya, seperti adanya rak yang cukup dan baik, lemari penyimpan obat-obat khusus, refrigerator, AC.

3.        Communication yaitu gudang dilengkapi dengan fasilitas komunikasi (telepon, fax dan internet ).

4.        Size yaitu gudang mempunyai ukuran cukup luas untuk menyimpan barang perbekalan farmasi dan merupakan ruang tersendiri dalam kompleks rumah sakit.

5.        Drainase yaitu gudang mempunyai saluran pembuangan limbah yang khusus dan air bersih.

6.        Security yaitu keamanan gudang terjamin, dapat dikunci dengan baik dan cukup kuat.

Bangunan gudang harus direncanakan agar bisa diperluas dengan tingkat kerusakan minimal dan fleksibel. Gudang perlu direncanakan dengan baik mengenai:

1.     Metode penyimpanan

2.     Kontrol lingkungan dan penghematan energi

3.     Kondisi penyimpanan khusus

4.     Ruang tambahan (kantor, ruang petugas, ruang istirahat, fasilitas kesehatan, ruang ganti, daerah penerimaan, tempat penyimpanan)

5.     Keamanan, karena barang farmasi merupakan barang kecil, berharga sehinga rawan terjadi pencurian. Idealnya kantor mempunyai jendela untuk melihat seluruh bagian gudang, terutama pintu keluar masuk gudang.

Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.610/MenKes/SK/XI/81 tentang organisasi dan tata gudang perbekalan kesehatan, disebutkan bahwa tugas dan fungsi gudang farmasi adalah :

1.      Menerima, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.

2.      Menyiapkan penyusunan rencana, pencatatan, dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alkes dan perbekalan farmasi lainnya.

3.      Mengamati mutu dan khasiat obat secara umum pada setiap barang persediaan maupun yang akan didistribusikan.

Tujuan utama gudang penyimpanan adalah sebagai tempat untuk penerimaan barang, penyimpanan, dan pengiriman stok. Proses ini dikontrol oleh sistem inventory yang dapat dilakukan secara manual maupun dengan bantuan komputer. Inventory control dalam hal ini bertujuan untuk mengatur pengadaan dan pergerakan stok serta untuk melindungi barang yang disimpan dari kehilangan, kerusakan, pencurian, dan untuk mengatur perputaran barang dari gudang ke pengguna dengan biaya yang minimal. Sistem ini harus didesain untuk dapat memberikan informasi bagi pelaksanaan monitoring.

Adanya inventory control system sebagai bukti lalu lintas barang, dapat digunakan sebagai penunjang keamanan dan pengendalian perbekalan farmasi. Tanpa adanya inventory control system akan rentan terhadap pencurian dan penumpukan barang selain itu dengan tidak adanya data tentang keluar masuknya barang akan mengakibatkan pengadaan barang menjadi tidak efektif. 

Dalam pendistribusian barang dapat dilakukan dengan sistem FIFO yang berarti barang yang lebih dahulu masuk gudang maka dikeluarkan atau disistribusikan lebih dahulu. Sedangkan barang yang datang terakhir tetapi waktu kadaluarsa sudah dekat maka tetap harus dikeluarkan lebih dahulu. Sistem ini disebut juga FEFO.

Setiap kegiatan di gudang akan dilakukan pencatatan dan pelaporan. Kegiatan pencatatan dan pelaporan dapat memberikan data mengenai jumlah, jenis stok, pengeluaran dan seluruh rangkaian proses perpindahan barang. Pencatatan dilakukan meliputi penerimaan, pengeluaran, dan persediaan. Setiap kegiatan di gudang farmasi harus dilakukan pencatatan dan pelaporan. Kegiatan ini bertujuan untuk memonitor efektifitas dan efisiensi kegiatan pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan distribusi perbekalan farmasi.

Persediaan perbekalan farmasi seharusnya ditangani oleh tenaga Apoteker yang berkompeten, terdidik dan terlatih serta telah mempunyai izin. Perbekalan farmasi seharusnya disimpan disuatu tempat yang secara langsung berada dibawah pengawasan Apoteker untuk menjamin perbekalan farmasi tersebut tetap memenuhi persyaratan kefarmasian.

Gudang farmasi merupakan pintu masuk pertama perbekalan farmasi di rumah sakit. Bagian gudang farmasi/logistik farmasi dikepalai oleh seorang kepala urusan farmasi logistik, yang dijabat oleh apoteker.

Mengukur Efisiensi Perencanaan Obat di Instalasi Farmasi

 Perencanaan obat dengan metode konsumsi merupakan pilihan utama untuk prakiraan procurement karena data yang dihasilkan reliable. Pada metode ini diperlukan beberapa data essensial yaitu :

1. Data inventaris yang reliable
2. Data lead time supplier
3. data obat dapat diperkirakan

 

Kekeurangan perencanaan dengan metode konsumsi adalah :

1. Harus memiliki data konsumsi yang akurat
2. Penggunaan yang irrasional dapat terus terjadi

 

Indikator merupakan alat ukur yang dapat digunakan untuk monitoring, evaluasi, dan meningkatakan mutu pengelolaan obat di farmasi Rumah Sakit. Indikator juga dapat digunakan untuk mengukur saat terjadi proses maupun sesudah terjadi luaran. Indikator yang baik harus mempunyai validitas, sensitivitas dan spesifik.

 

Adapun indikator-indikator yang digunakan untuk mengukur efisiensi perencanaan obat pada tahap ini, antara lain sebagai berikut :

1. Presentase dana yang tersedia dengan dana yang dibutuhkan

Dipakai indikator presentase dana yang dibutuhkan IFRS. Data diperoleh dengan cara penelusuran data yaitu data estimasi rencana anggaran pengadaan selama satu tahun sebelumnya sebagai nilai stok awal, data nilai total pembelian elama tahun tersebut dan nilai total pembelian di apotek luar, kemudian dihitung presentase dana yang tersedia pada IFRS.

2. Penyimpangan perencanaan

Perbandingan antara jumlah barang dari satu item obat dalam perencanaan dengan jumlah barang dari satu item tersebut dalam kemyataan pemakaian. Data yang digunakan adalah macam item obat, kemudian dicatat estimasi/rencana pada barang selama 1 tahun dari gudang farmasi yang diasumsikan sebagai pengguna obat.

3. Kecukupan obat

Jumlah bulan (harapan 12 bulan) yang menunjukkan antisiapasi lamanya stok obat tersedia. Data yang digunakan adalah macam item obat, dicatat nilai stok awal dan rencana pada barang, dibandingkan dengan total penggunaan rata-rata perbulan, kemudian dihitung nilai kecukupan obat.

4. Stok berlebih

Stok obat yang kecukupan obatnya lebih dari 18 bulan.Bila stok berlebih, ada penumpukan dana karena 25 % harga obat digunkan untuk biaya penyimpanan. Apabila tidak ada permintaan dari konsumen maka profit dan kemungkinan besar tidak bisa balik modal.

KRITERIA SELEKSI OBAT PADA RUMAH SAKIT TIPE C

 I.  Obat Esensial

Obat esensial adalah obat terpilih yang paling dibutuhkan untuk pelayanan kesehatan, mencakup upaya diagnosis, profilaksis, terapi dan rehabilitasi, yang diupayakan tersedia pada unit pelayanan kesehatan sesuai dengan fungsi dan tingkatannya.

 

II.  Kriteria Pemilihan Obat Esensial

Pemilihan obat esensial didasarkan atas kriteria berikut :

1. Memiliki rasio manfaat-resiko (benefit-risk ratio) yang paling menguntungkan penderita.
2. Mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioaviabilitas.
3. Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan.
4. Praktis dalam penggunaan dan penyerahan yang disesuaikan dengan tenaga, sarana dan fasilitas kesehatan.
5. Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh penderita.
6. Memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi berdasarkan biaya langsung dan tidak langsung.
7. Bila terdapat lebih dari satu pilihan yang mamiliki efek terapi yang serupa, pilihan dijatuhkan pada :
• Obat yang sifatnya paling banyak diketahui berdasarkan data ilmiah.
• Obat dengan sifat farmakokinetik yang diketahui paling menguntungkan.
• Obat yang stabilitasnya lebih baik.
• Mudah diperoleh
• Obat yang telah dikenal
8. Obat jadi kombinasi tetap, harus memenuhi kriteria berikut :
• Obat hanya bermanfaat bagi penderita dalam bentuk kombinasi tetap
• Kombinasi tetap harus menunjukkan khasiat dan keamanan yang lebih tinggi daripada masing-masing komponen.
• Perbandingan dosis komponen kombinasi tetap merupakan perbandingan yang tepat untuk sebagian besar penderita yang memerlukan kombinasi tersebut.
• Kombinasi tetap harus meningkatkan ratio manfaat-biaya (benefit-cost ratio)
• Untuk antibiotika kombinasi tetap harus dapat mencegah atau mengurangi terjadinya resistensi dan efek merugikan lainnya.

            Obat esensial adalah obat-obat yang memenuhi kebutuhan tenaga kesehatan pada mayoritas populasi obat, harus sesuai di setiap waktu dalam jumlah mencukupi dan dalam bentuk sediaan yang tepat.

            Pilihan obat-obat berdasarkan banyak faktor seperti pola prevalensi penyakit, fasilitas perawatan, pelatihan dan pengalaman dari orang yang tepat, sumber keuangan dan genetik, demografi dan faktor lingkungan.

            Hanya obat-obat dengan rekam data yang cukup yang mengenai efikasi dan keamanan sesuai dari penelitian klinik dan untuk yang bukti penampilan  pada penggunaan luas dalam keragaman situasi dan kondisi medis telah diterima, harus diseleksi.

            Tiap-tiap obat yang diseleksi harus sesuai dalam bentuk yang memenuhi kualitas termasuk bioaviabilitas, dapat dipastikan; stabilitasnya di bawah kondisi penyimpanan yang dirancang dan penggunaannya harus ditetapkan.

            Ketika dua atau lebih obat-obat terlihat mirip pada aspek-aspek tadi, pilihan diantara mereka harus dibuat berdasarkan evaluasi yang seksama pada efikasi relatif, keamanan, kualitas, harga, aviabilitasnya.

            Perbandingan harga diantara obat-obat, biaya perawatan menyeluruh, tidak hanya unti biaya untuk obat yang harus diputuskan.  Ratio manfaat biaya adalah pertimbangan utama pada pemilihan obat yang ada di daftar-daftar.  Dalam beberapa kasus pilihan dapat juga dipengaruhi oleh faktor-faktor lain, seperti profil farmakokinetik, atau oleh pertimbangan sepihak seperti avabilitas, fasilitas untuk manufaktur atau penyimpanan.

            Sebagian besar obat esensial harus diformulasi sebagai komponen tunggal, produk kombinasi tetap bisa diterima hanya jika dosis masing-masing komponen memenuhi perbandingan yang tetap untuk kelompok populasi dan ketika kombinasi memiliki manfaat yang lebih besar dari pada masing-masing komponen diberikan terpisah dalam hal efek terapetik, keamanan atau kepatuhan pasien terhadap perawatan.

Rencana Pengelolaan Obat dengan Metode Morbiditas

 Perencanaan merupkan tahap awal pada siklus pngelolaan obat. Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan metode morbiditas. Perencanaan yang akan dibuat ini adalah untuk rumah sakit baru (yang akan dibangun) dengan type C, dibuat berdasasrkan metode morbiditas karena rumah sakit belum memiliki data konsumsi penggunaan obat tahun sebelumnya. Metode morbiditas berdasarkan perkiraan jumlah pasien yang datang, kejadian penyakit yang umum terjadi.

            Langkah-langkah yang akan dilakukan, pertama adalah menentukan beban penyakit periode yang lalu, yaitu dengan mengambil data 20 besar penyakit yang sering terjadi, data diperoleh melalui rumah sakit terdekat atau bardasarkan data dinkes. Kemudian mengelompokkan masing-masing jenis penyakit, memprediksikan jumlah kasus tiap penyakit dan persentase tiap kelompok penyakit.

            Kedua, menentukan pengobatan tiap kelompok penyakit meliputi nama obat, bentuk sediaan, dosis, frekuensi dan durasi pengobatan,  menghitung jumlah kebutuhan tiap obat per episode sakit untuk masing-masing kelompok penyakit. Dan yang terakhir adalah menghitung jumlah kebutuhan obat untuk tiap penyakit.

            Dalam menentukan jumlah kebutuhan obat untuk tiap penyakit dengan metode morbiditas, ada beberapa tahap:

Tahap I,     menentukan problem yaitul menentukan 20 besar penyakit.

 

Tahap II,  menentukan interval umur per episode penyakit , disini dimisalkan dibawah dari 5 tahun kira-kira ada berapa persen pasien yang menderita penyakit GEA (gastro enteritis akut) dan umur diatas 5 tahun ada berapa persen pasien yang menderita penyakit yang sama.

 

Tahap III, memperkirakan ”episode kontak”, berapa jumlah pasien per episode dalam massa selama satu tahun, dimisalkan untuk penyakit GEA ada 671 episode penyakit selama masa satu tahun sebelumnya, jadi untuk pasien yang berumur kurang dari lima tahun ada 391 pasien sedangkan diatas lima tahun ada 280 pasien yang menderita penyakit GEA.

 

Tahap IV, Project numberof episode adalah angka perkiraan dari episode penyakit keseluruhan baik pasien yang ada rawat jalan maupun rawat inap.

 

Tahap V, Persentase class treatment with regimen, memperkirakan persentase penggunaan obat, dengan memperkirakan persentase obat dari yang paling banyak  sampai paling kecil digunakan. Perkiraan ini dapat ditentukan dengan melihat ranking dari data 20 besar penyakit.

 

Tahap VI,  Drug product yaitu memperkirakan obat-obat apa yang dibutuhkan untuk melakukan treatmen terhadap 20 besar penyakit tersebut.

 

 Tahap VII, Basic unit yaitu menentukan bentuk-bentuk dari sediaan obat yang digunakan. 

 

Tahap VIII, Basic Unit Perdose, berdasarkan kekuatan dosis obat yang digunakan, disesuaikan dengan besarnya dosis yang ada pada sediaan. misalkan sediaan metronidazol yang tersedia dalam bentuk tablet 250 mg sedangkan penggunaannya 4 kali sehari 500 mg, karena tablet yang tersedia 250 mgmaka basic unit perdose = 2.

 

Tahap IX,   Dose perday, yaitu dosis perhari setiap obat yang digunakan.

 

Tahap X,    Number of day, memperkirakan berapa lama terapi yang akan digunakan perhari, perminggu atau per bulan. ini ditentukan berdasarkan literatur.

  

Tahap XI, Basic unit perepisode, yaitu untuk memperkirakan seberapa banyak penggunaan obat pada pasien dari awal masuk rumah sakit (dari awal sakit) sampai sembuh. ini ditentukan dengan rumus : QE = DCU x ND x LD

QE, perkiraan quantitas setiap obat yang diperlukan untuk pengobatan setiap episode

DCU, multiplying dari basic unit perdose

ND, pemakaian obat perhari

LD, kekuatan  atau lama pengobatan per episode

misalkan, QE untuk metronidazol dewasa, dimana DCU = 2 tablet sekali minum, ND = 4 kali sehari, LD = selama 10 hari. Jadi QE = 2x4x10 = 80 tablet yang digunakan sampai sembuh.

 

Tahap XII, Total basic unit total,yaitu total keseluruhan jumlah obat yang digunakan tiap episode  pada pasien. Perkiraan dari obat yang dibutuhkan untuk setiap permasalahan penyakit, dapat ditentukan dengan : QT = ET x QE x PT.

Dimana,

ET=angka perkiraan keseluruhan episode penyakit (project number of episode)   

RE = perkiraan setiap obat yang diperlukan untuk setiap pengobatan per episode

PT = perkiraan persentase penggunaan obat-obat dirumah sakit

misalkan, QT = untuk metronidazol dewasa,

QT = 1.993.676 x 80 x 80% = 125.043.328, berarti metronidazol yang dibutuhkan untuk pengobatan GEA dengan episode sebesar adalah  125.043.328/tablet yang harus disediakan.