Penyimpanan adalah salah satu aspek penting yang ikut berperan dalam Drug Management Cycle. Proses
penyimpanan harus mengandung prinsip pengendalian yang komprehensif. Oleh karena itu,
proses penyimpanan memerlukan tempat penyimpanan yang mendukung prinsip
tersebut. Penyimpanan
menurut Dir.Jend POM tahun 1990 adalah suatu kegiatan pengamanan dengan cara
menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman, dan
memenuhi persyaratan.
Obat
atau perbekalan farmasi lain yang telah dibeli tidak semuanya langsung dapat
dijual. Oleh karena itu perlu adanya kegiatan penyimpanan yang dilakukan di
gudang terlebih dahulu.Tujuan utama penyimpanan di gudang adalah untuk menjaga
kualitas obat dan perbekalan farmasi. Tujuan lain penyimpanan di gudang adalah
untuk menjamin ketersediaan obat jika sewaktu-waktu obat tersebut dibutuhkan,
untuk memudahkan pencarian dan pengawasan, menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung jawab, untuk melindungi barang dari kehilangan, kerusakan, pencurian,
pemborosan penggunaan dan menjaga mutu serta mengatur perpindahan supply
barang dari tempat penyimpanan pusat (gudang) ke pengguna (rawat jalan, rawat
inap dan distribusi khusus) dengan meminimalkan biaya.
Kegiatan
di dalam gudang farmasi meliputi kegiatan perencanaan dan penyusunan kebutuhan,
pengadaan, penerimaan, pemeriksaan, penyimpanan, distribusi, dan pencatatan
obat dan perbekalan farmasi. Berbagai indikator penyimpanan dapat diukur dan
dapat diamati untuk melihat bagaimana kinerja, efektivitas, dan efisiensi inventory perbekalan farmasi di suatu
rumah sakit
Agar perbekalan terjamin, baik
dari segi kualitas maupun keamanannya, maka gudang farmasi harus memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut:
1.
Accessibility yaitu akses ke gudang mudah karena
letaknya strategis.
2.
Utilities yaitu gudang dilengkapi fasilitas
penunjang dalam melaksanakan fungsinya, seperti adanya rak yang cukup dan baik,
lemari penyimpan obat-obat khusus, refrigerator, AC.
3.
Communication yaitu gudang dilengkapi dengan
fasilitas komunikasi (telepon, fax dan internet ).
4.
Size yaitu gudang mempunyai ukuran cukup luas
untuk menyimpan barang perbekalan farmasi dan merupakan ruang tersendiri dalam
kompleks rumah sakit.
5.
Drainase yaitu gudang mempunyai saluran
pembuangan limbah yang khusus dan air bersih.
6.
Security yaitu keamanan gudang terjamin,
dapat dikunci dengan baik dan cukup kuat.
Bangunan gudang harus
direncanakan agar bisa diperluas dengan tingkat kerusakan minimal dan
fleksibel. Gudang perlu direncanakan dengan baik mengenai:
1. Metode penyimpanan
2. Kontrol lingkungan dan penghematan
energi
3. Kondisi penyimpanan khusus
4. Ruang tambahan (kantor, ruang
petugas, ruang istirahat, fasilitas kesehatan, ruang ganti, daerah penerimaan,
tempat penyimpanan)
5. Keamanan, karena barang farmasi
merupakan barang kecil, berharga sehinga rawan terjadi pencurian. Idealnya
kantor mempunyai jendela untuk melihat seluruh bagian gudang, terutama pintu
keluar masuk gudang.
Menurut
Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.610/MenKes/SK/XI/81 tentang organisasi
dan tata gudang perbekalan kesehatan, disebutkan bahwa tugas dan fungsi gudang
farmasi adalah :
1. Menerima, menyimpan, memelihara,
dan mendistribusikan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.
2. Menyiapkan penyusunan rencana,
pencatatan, dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alkes dan
perbekalan farmasi lainnya.
3. Mengamati mutu dan khasiat obat
secara umum pada setiap barang persediaan maupun yang akan didistribusikan.
Tujuan utama gudang
penyimpanan adalah sebagai tempat untuk penerimaan barang, penyimpanan, dan
pengiriman stok. Proses ini dikontrol oleh sistem inventory yang dapat dilakukan secara manual maupun dengan bantuan
komputer. Inventory control dalam hal
ini bertujuan untuk mengatur pengadaan dan pergerakan stok serta untuk
melindungi barang yang disimpan dari kehilangan, kerusakan, pencurian, dan
untuk mengatur perputaran barang dari gudang ke pengguna dengan biaya yang
minimal. Sistem ini harus didesain untuk dapat memberikan informasi bagi
pelaksanaan monitoring.
Adanya inventory control system sebagai bukti
lalu lintas barang, dapat digunakan sebagai penunjang keamanan dan pengendalian
perbekalan farmasi. Tanpa adanya inventory
control system akan rentan terhadap pencurian dan penumpukan barang selain
itu dengan tidak adanya data tentang keluar masuknya barang akan mengakibatkan
pengadaan barang menjadi tidak efektif.
Dalam pendistribusian barang
dapat dilakukan dengan sistem FIFO yang berarti barang yang lebih dahulu masuk
gudang maka dikeluarkan atau disistribusikan lebih dahulu. Sedangkan barang
yang datang terakhir tetapi waktu kadaluarsa sudah dekat maka tetap harus
dikeluarkan lebih dahulu. Sistem ini disebut juga FEFO.
Setiap kegiatan di
gudang akan dilakukan pencatatan dan pelaporan. Kegiatan pencatatan dan
pelaporan dapat memberikan data mengenai jumlah, jenis stok, pengeluaran dan
seluruh rangkaian proses perpindahan barang. Pencatatan dilakukan meliputi
penerimaan, pengeluaran, dan persediaan. Setiap kegiatan di gudang farmasi
harus dilakukan pencatatan dan pelaporan. Kegiatan ini bertujuan untuk
memonitor efektifitas dan efisiensi kegiatan pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, dan distribusi perbekalan farmasi.
Persediaan perbekalan farmasi seharusnya
ditangani oleh tenaga Apoteker yang berkompeten, terdidik dan terlatih serta
telah mempunyai izin. Perbekalan farmasi seharusnya disimpan disuatu tempat
yang secara langsung berada dibawah pengawasan Apoteker untuk menjamin
perbekalan farmasi tersebut tetap memenuhi persyaratan kefarmasian.
Gudang farmasi
merupakan pintu masuk pertama perbekalan farmasi di rumah sakit. Bagian gudang
farmasi/logistik farmasi dikepalai oleh seorang kepala urusan farmasi logistik,
yang dijabat oleh apoteker.
No comments:
Post a Comment