PRINSIP MANAJEMEN MUTU

PRINSIP MANAJEMEN MUTU

Dalam ISO 9000 dijelaskan bahwa untuk berhasil dalam memimpin dan mengoperasikan sebuah organisasi, perlu untuk mengarahkan dan mengendalikannya dengan cara sistematis dan transparan. Keberhasilan dapat tercapai dari implementasi dan pemeliharaan sistem manajemen yang dirancang untuk selalu memperbaiki kinerja sambilmenanggapi kebutuhan semua pihak berkepentingan.

Terdapat delapan prinsip manajemen mutu yang merupakan dasar dalam ISO 9000, yang dapat dipakai oleh pimpinan puncak untuk memimpin organisasi ke arah perbaikan kinerja, sebagai berikut.

    Fokus pada pelanggan.

    Kepemimpinan.

    Pelibatan anggota.

    Pendekatan proses.

    Pendekatan sistem pada manajemen.

    Perbaikan berkesinambungan.

    Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan.

    Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.

1.     Fokus pada pelanggan

Organisasi bergantung pada pelanggan, oleh karenanya organisasi hanya memahami kebutuhan masa kini dan mendatang dari peelanggannya, serta harus memenuhi dan berusaha melampaui haapan pelanggan.

Organisasi yang berprestasi tidak hanya bertujuan memenuhi keinginan pelanggan, tetapi lebih jauh bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal. Melibatkan secara aktif para pelanggan dalam proses perbaikan dan mencari tahu keinginan pelanggan merupakan kunci dari segala upaya manajemen mutu. Kemampuan menarik perhatian, melayani dan memelihara pelanggan adalah tujuan tertinggi dari perusahaan. Tanpa fokus dari keterlibatan pelanggan, tujuan manajemen mutu menjadi tidak berarti.

Pelanggan melakukan banyak perubahan karena berbagai alasan yang seringkali tidak terduga dan tidak terkontrol. Hanya pelanggan sendirilah yang tahu persis apa yang mereka inginkan dan keinginan itu selalu berubah-ubah dari waktu ke waktu. Untuk melayani pelanggan sebaik-baiknya, perusahaan harus terus menerus mengukur kembali kebutuhan dan keperluan pelanggan dan memasukkannya dalam usaha-usaha perbaikan.

Setiap organisasi harus memiliki metode-metode untuk memperoleh umpan baik dari para pelanggan termasuk melakukan kajian yang lebih mendalam terhadap kebutuhan pelanggan, dan menindaklanjuti keluhan pelanggan. Pelanggan harus mudah terakses kedalam organisasi untuk mendapatkan informasi dari resolusi masalah mereka. Organisasi yang berfokus pada mutu menjadikan orientasi pelayanan sebagai perangkat utama dalam melaksanakan misinya.

2.     Kepemimpinan

Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Pemimpin hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan internal tempat anggotanya dapat melibatkan diri secara penuh dalam pencapaian sasaran organisasi.

Pimpinan puncak perusahaan harus terlibat langsung dalam menciptakan suatu lingkungan yang merangsang perubahan,inovasi, keberanian mengambil risiko, kebanggaan kerja dan perbaikan yang terus menerus untuk kepentingan pelanggan. Pimpinan puncak perlu menyusun visi perusahaan dengan jelas dan dilengkapi dengan sasaran dan tujuan yang konsisten dan didukung pula dengan perencanaan taktis dan strategis. Pimpinan puncak puncak juga perlu menetapkan kebijakan-kebijakan mutu yang bertujuan bagi organisasi secara menyeluruh.

Semua karyawan harus menjadi bagian yang integral menuju tercapainya manajemen mutu yang baik. Pimpinan harus mendorong dan mengarahkan semua karyawan di lapangan untuk membuat keputusan-keputusan sejalan dengan kebijakan mutu, dan pimpinan harus mengubah cara mereka dan mengarahkan dan mengawasi pekerjaan dilaksanakan menjadi mengidentifikasi dan menyingkirkan hambatan-hambatan yang menjadi penghalang bagi karyawan untuk bisa memenuhi perubahan dan harapan pelanggan. Pimpinan harus mengarahkan perubahan kultur secara fundamental dalam organisasi dari keadaan manajemen krisis menuju perbaikan yang berkesinambungan.

3.     Pelibatan anggota

Anggota pada semua tingkatan merupakan inti suatu organisasi, dan pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk manfaat organisasi.

Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk menyusun arah dan  tujuan serta peralatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan mutu, sehingga setiap individu akan terlibat dan punya tanggung jawab untuk mencari perbaikan yang terus menerus terhadap proses yang berada pada lingkup tugasnya. Pengerahan total tenaga kerja berarti bahwa setiap individu diberi kewenangan yang diperlukan untuk membuat keputusan, gagasan dan tindakan pengembangan sesuai dengan bidang tanggung jawab masing-masing. Karyawan harus diberikan kepercayaan untuk melatih pengawasan diri.

Ketika pimpinan puncak telah membuat komitmen jangka panjang terhadap manajemen mutu, rumusan yang paling penting untuk mencapai komitmen mutu di seluruh bagian organisasi ialah keterlibatan, pengerahan, dan pelatihan karyawan. Memperbaiki proses kerja bisa berhasil hanya jika semua pihak, dari atas sampai ke bawah dan juga persilangan antara fungsi, terlibat dalam perubahan itu. Para karyawan memiliki sumber-sumber pengetahuan dan kreatifitas yang hampir tidak terbatas yang bisa digunakan bukan hanya dalam memecahkan persoalan, namun juga untuk terus menerus perbaikan mutu produk yang dihasilkan.

4.     Pendekatan proses

Hasil yang dikehendaki tercapai lebih efisien bila kegiatan dan sumberdaya terkait dikelola sebagai suatu proses.

Pendekatan proses ialah suatu pendekatan untuk perencanaan, pengendalian, dan peningkatan proses-proses utama dalam perusahaan (trilogi proses mutu) dengan menekanakan pada keinginan pelanggan daripada keinginan fungsional. Keefektifan suatu perusahaan difokuskan pada usaha peningkatan proses pemenuhan kebutuhan pelanggan dan perbaikannya. Prinsip dai fokus dan keterlibatan pelanggan ialah menghasilkan sesuatu yang berharga dengan mendefinisikan tujuan proses.

Orientasi proses ini memerlukan perubahan yang cukup signifikan, karena banyak menajemen yang lebih berorientasi pada produk daripada proses. Manajemen proses mendorong untuk berpikir dalam kerangka proses daripada kerangka produk. Segala sesuatu yang dilakukan perusahaan dicapai melalui proses yang terdiri dari kegiatan-kegiatan yang dapat didefinisikan.

Manajemen proses menggantikan hirarki organisasi vertikal dengan pandangan horisontal. Suatu fungsi diupayakan memiliki interaksi yang ekstensif dengan fungsi yang lain, menuju kepada saling pengertian yang sehat dan saling ketergantungan.

5.     Pendekatan sistem

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan proses yang saling terkait sebagai suatu sistem memberi sumbangan untuk keefektifan dan efisiensi oraganisasi dalam mencapai sasarannya.

Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari berbagai bagian/komponen yang satu sama lain saling berhubungan dan saling tergantung untuk menuju tujuannya. Pendekatan sistem memandang suatu organisasi secara keseluruhan daripada bagian-bagian, yang diekspresikan sebagai holistik. Mempertimbangkan organisasi sebagai jaringan kerja elemen dan hubungan yang kompleks, dan mengakui interaksi dengan lingkungan dimana organisasi berada.

Sistem dapat dijelaskan melalui ilustrasi sebagai berikut. Sepeda terdiri dari berbagai bagian komponen seperti rangka, roda, penggerak, pengereman, dan sebagainya. Jika kita ambil rodanya, maka baik sepeda tanpa roda mauppun radanya saja tidak berarti kerena tidak dapat berfungsi sebagai kendaraan. Kendaraan adalah suatu benda yang dapat bergerak dan mengangkut orang yang menaikinya.

Dalam manajemen mutu, semua unit kerja, pemasok, dan pelanggan dilihat sebagai suatu kesatuan, suatu sistem yang saling tergantung (interdependen). Setiap unit kerja harus melakukan kerja dengan benar pada saat pertama kali dan setiap kali. Pada saat seluruh proses didesain untuk menghasilkan tugas secara benar, sistem itu bisa dikatakan sehat, pelanggan puas dan biaya pemeliharaan sistem dapat dikurangi sampai tingkat minimum.

6.     Perbaikan kesinambungan

Perbaikan berkesinambungan atas kinerja organisasi secara menyeluruh hendaknya dijadikan sebagai sasaran tetap dari organisasi.

Proses peningkatan berkesinambungan ialah prinsip dasar dimana mutu menjadi pusatnya. Proses ini merupakan pelengkap dan menghidupkan prinsip orientasi proses dan prinsip fokus pada pelanggan. Dengan mengingat tidak ada proses, barang, dan jasa yang sempurna, dan juga tidak ada harapan pelanggan dan mutu bersaing yang tidak berubah, perubahan positif yang disengaja diperlukan untuk memelihara dan memenangkan pelanggan yang ada atau untuk tetap tinggal dalam persaingan yang ekonomis.

Organisasi hendaknya menjadikan peningkatan kinerja secara berkesinambungan dan menyeluruh sebagai sasaran tetap dari organisasi. Kesetiaan untuk melakukan perbaikan terus menerus menunjukkan adanya komitmen yang kuat dan konsisten pada mutu. Peningkatan terus menerus tergantung kepada inovasi dan perubahan kecil, inovasi dicirikan sebagai perubahan yang sangat besar, yang dihasilkan dari teknologi baru, pola berpikir baru dan sering kali merupakanpengembangan. Perusahaan harus menyadari pentingnya inovasi dalam mengembangkan proses, barang dan jasa-jasa yang baru. Harus disadari pula bahwa perubahan kecil menuju perbaikan sangat penting untuk memelihara dan membangun standar kinerja baru yang dicapai lewat inovasi.

Untuk menjaga agar proses perbaikan dilaksanakan secara berkesnambungan, harus dikumpulkan data statistik untuk dianalisa atas dasar proses yang sedang berjalan, dengan emberi prhatian terhadap proses kerja yang bervariasi. Alasan yang ada dibalik semua variasi itu harus pula diperhatikan, sebaba setiap variasi yang berbeda akan memerlukan strategi yang berbeda pula. Metode kontrol statistik digunakan untuk mengurangi perbaikan hasil kerja, mengurangi limbah dan waktu proses, serta untuk mengukur sejauh mana perusahan telah berhasil memuaskan pelanggan.

7.     Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. Pengambilan keputusan yang dilakukan berdasar-kan pendapat (judgment) atau informasi lisan seringkali menimbulkan bias.

Manajemen hendaknya membangun kebiasaan mengguna-kan fakta dan hasil analisis sebelum melakukan pengambilan keputusan. Fakta dapat diperoleh dengan wawancara, kuesioner, jajag pendapat, pengujian, nalaisis statistik, dan lain-lain yang memberikan hasil yang obyektif. Pendekatan fakta dalam pengambilan keputusan akan mengurangi timbulnya kesalahan dan meningkatkan keberterimaan.

Dalam organisasi yang melaksanakan manajemen mutu, segala keputusan harus didasarkan pada data pasti yang paling memungkinkan. Statistik pengendalian proses penting sekali dan harus dipakai agar organisasi bisa secara sistimatis mengukur tingkat keadaan apakah sasaran pencapaian dan hasil (output) telah berhasil memuaskan pelanggan atau belum. Penilaian haruslah didasarkan pada data yang seobyektif mungkin.

Pengumpulan data harus melalui seleksi yang seluas-luasnya terhadap faktor-faktor kepuasan pelanggan seperti respon pelanggan, reliabilitas, akurasi, dan lain-lainnya. Sistem pengukuran juga harus berfokus pada proses internal, terutama pada proses kunci yang meningkatkan variasi dalam mutu dan penggunaan waktu.

8.     Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok

Hubungan antara organisasi dan pemasoknya yang saling bergantung dan saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai.

Hubungan antara perusahaan dan pemasoknya harus menunjukkan adanya saling ketergantungan. Untuk itu diperlukan suatu hubungan yang saling menguntungkan melalui peningkatan kemampuan keduanya dalam menciptakan nilai. Bentuk hubungan kemitraan yang baik akan menempatkan pemasok sebagai bagian dalam pelaksanaan rencana produksi.

Kepercayaan dari pihak perusahaan akan membuat pemasok meningkatkan kinerja dalam memuaskan perusahaan sebagai pelanggannya. Para pemasok akan memperbaiki proses mereka untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang mereka berikan bebas dari kesalahan. Organisasi manajemen mutu yang sukses menjalin hubungan yang kuat dengan para pemasok dan pelanggan untuk menjamin terjadinya perbaikan mutu secara berkesinambungan dalam menghasilkan barang dan jasa.

STANDART SISTEM MANAJEMEN MUTU

STANDAR SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9000:200 mendefinisikan standar sistem manajemen mutu sebagai standar tentang sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. Standar tentang manajemen mutu yang pertama dikenal ialah standar MIL-Q 9858A yang dibuat oleh militer Amerika padaa tahun 1963. Selanjutnya, NATO merumuskan standar Allied Quality Publication (AQAP) 1 pada tahun 1968. Dengan menggunakan kedua standar di atas sebagai acuan, Inggris membuat standar Defence Standard (DefStan) 0508 pada tahun 1973, yang kemudian pada tahun 1979 diadopsi dan disempurnakan menjadi British Standard (BS) 5750. Standar ini kemudian diadopsi oleh Masyarakat Eropa menjadi European Standard (EN) 29000.

ISO 9000 pertama kali dipublikasikan pada tahun 1987. Dalam perkembangannya, ISO 9000 telah mengalami dua kali revisi yaitu pada tahun 1994 dan tahun 2000. Standar ini telah diadopsi oleh anggota-anggota ISO di seluruh dunia, termasuk Indonesia. Versi terakhir ISO 9000 di Indonesia bernomor     19-9000-2001.

ISO 9000 merupakan suatu rangkaian standar yang terdiri dari:

•  ISO 9000:2000,menguraikan dasar-dasar sistem manajemen mutu dan merincikan istilah bagi sistem manajemen mutu,
•   ISO 9001:2000, merinci persyaratan dalam sistem manajemen mutu, bila organisasi perlu menunjukkan kemampuannya dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
•  ISO 9004:2000, menyediakan panduan yang mempertim-bangkan baik keefektifan maupun efisiensi sistem manajemen mutu.
•     ISO 19011:2002, memberi panduan tentang pengauditan sistem manajemen mutu dan lingkungan.

Keempat standar tersebut membentuk satu keterpaduan standar sistem manajemen mutu yang memfasilitasi saling pengertian dalam perdagangan nasional dan iternasional.

Iso 9001:2000 adalah suatu standar internasional tentang sistem manajemen mutu. Standar ini menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk disain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk menjamin bahwa suatu organisasi akan menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. ISO 9001 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh suatu produk. Berbeda, misalnya dengan ISO 1096:1999 tentang klasifikasi kayu lapis, atau ISO 9633:2001 tentang karakteristik dan metode uji rantai sepeda, yang keduanya merupakan standar tenang produk.

Suatu organisasi yang telah menerapkan ISO 9001 tidak berarti produknya telah memenuhi standar internasioanl, melainkan perusahaan itu telah menerapkan suatu sistem manajemen mutu yang dapat menjamin bahwa produk yang dihasilkan akan berkualitas baik dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

Secara formal, penerapan ISO 9001 dibuktikan dengan sertifikat yang dikeluarkan oleh lembaga dertifikasi sistem mutu (LSSM) yang telah mendapat akreditasi dari lembaga akreditasi nasional. Di Indonesia, lembaga yang memiliki kewenagan mengakreditasi lembaga sertifikasi sistem mutu ialah Komite Akreditasi Nasional (KAN). Pada Januari 2006, terdapat 17 LSMM yang mendapat akreditasi dari KAN.

Saat ini (2005) sedang diupayakan pengintegrasian       ISO 9001:2000 dengan ISO 14001:2004 (standar sistem manajemen lingkungan) karena kedua standar tersebut memiliki prinsip dasar yang sama, dan keduanya banyak diterapkan di perusahaan secara bersama-sama pula. Tujuan dari penggabungan itu ialah menciptakan kemudahan dan efisiensi bagi perusahaan/industri yang menerapkan kedua jenis standar manajemen tersebut. Upaya penggabungan itu telah menghasilkan standar ISO 19011:2002 sebagai panduan untuk audit sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan.

Lima pasal sistem dalam ISO 9001

4              Sistem manajemen mutu

4.1          Persyaratan umum

4.2          Persyaratan dokumentasi

5              Tanggung jawab manajemen

5.1         Komitmen manajemen

5.2          Fokus pada pelanggan

5.3          Kebijakan mutu

5.4          Perencanaan

5.5          Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi

5.6          Tinjauan manajemen

6              Manajemen sumber daya

6.1          Penyediaan sumber daya

6.2          Sumber daya manusia

6.3          Prasarana

7              Realisasi produk

7.1          Perencanaan realisisai produk

7.2          Proses berkaitan dengan pelanggan

7.3          Desain dan pengembangan

7.4          Pembelian

7.5          Produksi dan penyediaan jasa

7.6          Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran

8              Pengukuran, analisis dan perbaikan

8.1          Umum

8.2          Pemantauan dan pengukuran

8.3          Pengendalian produk tidak sesuai

8.4          Analisis data

8.5          Perbaikan

Manfaat dan Perkembangan Manajemen Mutu (Manajemen Mutu Part-5)

Deming 14 butir untuk manajemen:

a.            menciptakan komitmen terhadap peningkatan produk dengan tujuan menjadi kompetitif, tetap dalam bisnis, dan manyediakan pekerjaan,

b.            mengadopsi filosfi baru,

c.             menghentikan ketergantungan pada inspeksi masal untuk peningkatan mutu ,

d.            mengakhiri praktek menghargai kerjasma bisnis berdasarkan harga,

e.            meningkatkan sistem produksi secara konstan dan selamanya untuk peningaktan mutu dan produktivitas,

f.              memberikan pelatihan yang sesuai bagi karyawan,

g.            meningkatkan kepemimpinan,

h.            mengusir ketakutan sehingga setiap orang dapat bekerja efektif bagi perusahaan,

i.              menghilangkan hambatan antar departemen,

j.              menghapuskan semboyan, desakan, dan target bagi karyawan,

k.             menghapuskan tujuan berdasarkan angka,

l.              menghilangkan hambatan terhadap kebanggaan hasil kerja,

m.          membangun program untuk pendidikan dan pengembangan diri,

n.            melakukan tindakan dalam menghadapi perubahan/transformasi.

 

 Siklus PDCA

                               

Tahap plan meliputi identifikasi masalah untuk dipecahkan, memperoleh data, melakukan analisis data, dan mengembangkan rekomendasi. Tahap do mencakup penerapan solusi berbasiskan percobaan. Check berupa pengamatan setelah penerapan untuk memastikan apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Dan akhinya, act melibatkan kegiatan perubahan permanen jika hasilnya efektif bagi peningkatan atau kembali pada kondisi sebelumnya jika penerapannya bermasalah.

Pada petengahan 1950-an, Dr. Joseph M. Juran memperkenalkan Statistics Process Control, yang melengkapi konsep Shewhart. Juran menekankan pentingnya pendekatan keseimbangan menggunakan manajerial, statistik, konsep teknologi dan mutu. Juran juga dikenal sebagai penemu Diagram Pareto, yaitu suatu konsep ekonomi yang diaplikasikan dalam permasalahan mutu. Diagram Pareto dibahas lebih lanjut pada tulisan khusus (S5).

Selain itu, dalambukunya ”Juran on Planning for Quality” (1988), Juran merekomendasikan suatu kerangka operasional ”Trilogi Proses Mutu’, yang terdiri atas perencanaan mutu, pengendalian mutu, dan peningkatan mutu. Perencanaan mutu bertujuan merancang operasi untuk memproduksi produk yang dapat memenuhi keinginan pelanggan. Perncanaan mutu merupakan awal dari kegiatan operasi. Pengendalian mutu dilakukan untuk menjamin bahwa tujuan mutu yang diset  dalam tahap perencanaan, dapat dipenuhi selama produksi. Sedangkan, peningkatan mutu dimaksudkan agar perusahaan secara selektif dapat mengidentifikasi dan mengimplementasi-kan perubahan dalam proses secara berkelanjutan.

Pada tahun 1961, Dr. AV Feigenbaum menulis buku tentang Total Quality Qontrol, yang memperkenalkan konsep make it right at the first time. Teori Feigenbaum ini diikuti banyak pihak serta bergulir terus dan akhirnya menjadi Total Quality Management (TQM). TQM menekankan adanya komitmen manajemen untuk mencapai yang terbaik dalam seluruh aspek produk yang penting bagi konsumen, yang mencakup seluruh fungsi organisasi. Dia menekankan bahwa suatu sistem mutu diciptakan untuk menyediakan prosedur teknis dan manajerial untuk menjamin kepuasan pelanggan dan biaya mutu yang ekonomis.

Pada tahun 1967, Dr. Kaoru Ishikawa menunjukkan Jepang bagaimana mengintegrasikan berbagai alat peningkatan mutu, terutama alat sederhana untuk menganalisis dan memecahkan persoalan, dikenal dengan istilah seven tools for quality control atau magnificent seven. Ishikawa sendiri sebelumnya, pada tahun 1943, telah memperkenalkan diagran sebab dan akibat ( cause-and-effect diagram, CE diagram) yang merupakan salah saru alat yang berguna dalam pengendalian mutu. Diagram sebab dan akibat dibahas lebih lanjut dalam tulisan khusus (S5).

Dr. Genichi Taguchi dari AT&T Beli Laboratories di USA pada tahun 1980 memperkenalkan Metode Taguchi. Metode ini sangat bermanfaat dalam peningkatan mutu karena memberikan: (a) suatu dasar dalam menentukan hubungan fungsional diantara produk yang dapat dikendalikan atau faktor perancangan jasa dan hasil dari suatu proses, (b) suatu metode untuk penyesuaian tujuan suatu proses dengan mengoptimalakan variabel yang dapat dikendalikan, dan (c) suatu prosedur untuk menguji hubunan diantara kesalahan acak dalam proses dan variabilitas produk.

Diantara berbagai aspek Metode Taguchi yang unik ialah definisi Taguchi tentang mutu, fungsi kehilangan dalam mutu (quality loss function, QLF), dan konsep robust design. Menurut Taguchi, mutu yang ideal merujuk pada suatu titik acuan,berupa suatu target nilai, untuk menentukan tingkat mutu bagi suatu produk. Mutu ideal dicapai jika suatu produk memenuhi fungsi yang dimaksudkan selama proyeksi umurnya, di bawah kondisi operasi yang beralasan, dan tanpa menimbulkan efek samping yang merugikan. Dalam bidang jasa, karena produksi dan konsumsi dilakukan simultan, mutu ideal ialah fungsi dari persepsi dan kepuasan pelanggan. QLF dimaksudkan bahwa setiap produk harus memenuhi spesififkasi yang telah ditetapkan. Setiap penyimpangan dari target merupakan kehilangan (loss to sociey). Hal ini berbeda dengan pendekatan umum bahwa suatu produk masih dikatakan memenuhi spesifikasi jika masih berada ada batas toleransi yang diperkenankan. Sementara, konsep Taguchi tentang robust design menyebutkan bahwa produk harus dirancang untuk meningkatkan kinerja dengan meminimalkan efek dari penyebab variasi tanpa menghilangkan penyebanya.

Pada tahun 1987, muncullah suatu standar tentang sistem manajemen mutu yang sangat dikenal di dunia yaitu ISO 9000, Quality Management System ISO 9000 dikembangkan oleh International Organization for Standardization (ISO). ISO adalah organisasi standar internasional yang mulai beroperasi pada 23 Februari 1947. Pada Januari 2006, ISO beranggotakan 156 negara, dan berkantor pusat di Jeneva, Swiss. Keanggotaan Indonesia diwakili oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN) sebagai lembaga pemerintah yang bertanggungjawab mengkoordinasikan perumusan dan penerapan Standar Nasional Indonesia (SNI).

Berbagai modelmanajemen mutu tersebut, yang memiliki istilah sendiri-sendiri memiliki satu kesamaan yaitu meningkatan mutu produk melalui terciptanya suatu sistem manajemen terpadu dalam organisasi, namun pendekatan dan filosofi manajemen berbeda antara satu model dengan lainnya. Pada bahasan selanjutnya, penulis menggunakan satu terminologi yaitu manajemen mutu, dengan prinsip dasar bahasan mengacu pada pendekatan ISO 9000.

Manfaat dan Perkembangan Manajemen Mutu (Manajemen Mutu Part-4)

Manfaat Manajemen Mutu

Manajemen mutu adalah suatu filosofi yang mengintegrasikan beberapa fokus utama, yaitu fokus pada pelanggan, proses kerja, keuntungan, dan proses beljar yang berkelanjutan. Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan manajemen mutu terpadu ialah sebagai berikut:

•  mengurangi biaya operasi,
•  meningkatkan kepuasan pelanggan,
•  meningkatkan moral perusahaan,
• membangun sebuah proses peningkatan yang berkelanjutan,
• menciptakan rekayasa ulang proses usaha,
• memperoleh/membangun keunggulan kompetitif,
• membangun dasar untuk mendapatkan pengakuan/ sertifikasi.

Manajemen mutu dilakukan melalui proses yang membutuhkan keahlian serta instrumen pendukung yang meliputi pengumpulan dan pengukuran data, analisis akar masalah, kerjasama kelompok, pencurahan ide, peningkatan proses secara berkelanjutan, serta pemecahan konflik dan pembangunan sinergi dalam organisasi.

Manajemen butu bukan hanya suatu filosofi melainkan juga penerapan prinsip-prinsip dan praktek yang mengacu pada perbaikan organisasi secara berkesinambungan. Manajemen mutu menyangkut metode-metode kuantitatif untuk memperbaiki semua proses dalam perusahaan, dan memperbaiki kemampuan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan saat ini dan di masa datang. Manajemen mutu memadukan teknik-teknik manajemen fundamental, upaya perbaikan yang nyata , dan peralatan teknis yang disesuaikan dengan dan terfokus pada kebutuhan dan proses perbaikan yang berkesinambungan.

Manajemen mutu melibatkan setiap orang yang ada di dalam organisasi dalam upaya mencapai tujuan jangka panjang dan sistematis untuk mengembangkan proses yang berorientasi kepada kebutuhan pelanggan. Mutu mencakup semua aspek dari barang dan jasa dari sesuatu yang bernilai menjadi sesuatu yang dibutuhkan oleh pelanggan. Dapat disimpulkan bahwa manajemen mutu merupakan suatu alat dimana melalui program itu organisasi bisa mendiptakan dan menopang suatu budaya yang sepakat melakukan peningkatan yang berkesinambungan (continuous improvement).

PERKEMBANGAN MANAJEMEN MUTU

Pengendalian mutu mulai dikenal sejak awal abad 19 ketika Ellias Whitney memperkenalkan perlunya pengendalian mutu dalam perusahaan industri. Meskipun, pada suatu saat, pengendalian mutu hanya berupa pengecekan terhadap produk akhir, dengan memisahkan produk yan cacat atau kurang baik dari produk yang baik agar tidak terkirim ke konsumen. Pendekatan ini disebut sebagai pengendalian mutu tradisional.

Pada tahun 1924, Dr walter Shewhart memperkenalkan bagan kendali (control charts) dalam proses pengendalian mutu. Bagan ini bermanfaat untuk mengetahui apakah mutu produk yang dihasilkan berada pada batas yang dikehendaki atau tidak. Fungsi pengendalian mutu mulai dikembangkan dalam berbagai perusahaan dengan menggunakan bagan kendali mutu sebagai salah satu alat pengendali mutu. Terdapat beberapa jenis bagan kendali, tergantung jenis data yang hendak diukur apakah bersifat variabel (panjang, lebar, berat, volume, kecepatan, dan sebagainya) atau atribut (baik atau buruk, cacat atau tidak). Teknik pengendalian mutu yang diperkenalkan Shewhart ini dibahas lebih lanjut dalam topik yang khusus (S5).

Pada tahun 1950, Dr. W. Edwards Deming memperkenal-kan kondep pengendalian mutu menyeluruh dalam perusahaan (company wide quality control, CWQC). Deming menekankan pentingnya teknik-teknik statistik untuk pengontrolan proses kerja dan perbaikan mutu produk. Deming dikenal juga sebagai orang Amerika pertama yang memiliki peranan besar dalam kemajuan industri Jepang.

Deming juga terkenal dengan teorinya tentang ”butir untuk manajemen”. Dasar teori ini adalah kepercayaan bahwa mutu yang jelek bukan berasal dari kesalahan pekerja, melainkan berasal dari manajemen yang buruk dari sistem peningkatan berkesinambungan. Secara keseluruhan, 14 butir untuk manajemen merepresentasikan prinsip-prinsip utama yang memberikan dasar bagi manajemen mutu bagi banyak organisasi (lihat boks).

Berkolaborasi dengan Shewhart, Deming juga mengembangkan konsep Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action), yang merupakan suatu proses untuk peningkatan berkesinam-bungan, tidak memiliki awal maupun akhir. Melalui aplikasi berkelanjutan dari empat siklus langkah yang ditunjukkan dalam Gambar 13.1 suatu organisasi dapat mencapai dan mempertahankan suatu proses manajemen mutu yang unggul.

PERMASALAHAN MUTU (Manajemen Mutu Part-3)

    Permasalahan Mutu

Permasalahan mutu dapat disebabkan oleh berbagai penyebab. Faktor-faktor berikut ini merupakan 



contoh penyebab masalah mutu:

1. Bahan  baku tidak sesuai/sempurna,
2. Mesin dan alat produksi lain tidak digunakan secara tepat, 
3. Desain tidak sesuai harapan pelanggan, 
4. Inspeksi dan pengujian tidak tepat,  
5. Tempat penyimpanan baang dan pengemasan tidak memadai, 
6. Waktu pengiriman tidak tepat,  sistem penendaan tidak jelas,   
7. Tenaga ahli/terlatih yang dapat menganalisa penyimpanan kurang, 
8. Kesadaran akan mutu rendah, 
9. Komunikasi tidak lancar,
10. Bimbingan dan aturan kerja yang tidak jelas.

Sebagian masalah mudah diperbaiki, seperti tidak sesuainya bahan baku atau penggunaan peralatan kerja yang salah, namun, sebagian lagi sangat sulit diperbaiki, seperti kurangnya kesadaran mutu. Dengan memperbaiki kekurangan yang terjadi pada faktor-faktor di atas, masalah mutu dapat diminimalkan. Perbaikan atau pencegahan yang mungkin terjadi pada faktor penyebab rendahnya mutu akan membawa perusahaan menuju ke tujuan yang diharapkan.

Secara khusus mutu berpengaruh paa perusahaan dalam hal-hal sebagai berikut.

a.      Cara perusahaan

Mutu produk dari suatu perusahaan atau organisasi akan berpengaruh terhadap reputasi perusahaan. Setiap perusahaan harus mengusahakan produknya memenuhi syarat mutu sehingga membawa citra positip bagi perusahaan itu. Perusahaan yang citranya buruk harus bekerja ekstra keras untuk memperbaiki citra. Citra tidak bisa diatasi dengan sekedar promosi tetapi harus merubah persepsi pelanggan.

b.     Keuntungan

Produk yang bermutu baik akan disukai pelanggan, sehingga permintaan meningkat, yang selanjutnya mendorong ke arah peningkatan keuntungan dari pangsa pasar. Produk yang bermutu baik juga meningkatkan pemenuhan kesesuaian terhadap persyaratan, sehingga mengurangi pengerjaan ulang (rework) atau produk yang terbuang (scrape). Dengan demikian biaya menjadi lebih rendah dan keuntungannya meningkat.

c.      Produktivitas

Produktivitas dan mutu saling berkaitan. Produk yang bermutu rendah akan mempengaruhi produktivitas selama proses pembuatan. Mutu yang rendah bisa diakibatkan karena suku cadang yang cacat yang memerlukan pekerjaan ulang atau kesulitan dalam proses yang disebabkan rendahnya kualitas bahan baku. Dengan demikian, peningkatan dan pemeliharaan mutu dapat memberikan efek positif bagi produktivitas.

d.     Liabilitas

Perusahaan yang produknya gagal atau menyebabkan masalah harus berani bertanggungjawab terhadap kerusakan atau kecelakaan yang terjadi atas penggunaan produk tersebut. Dalam undang-undang Republik Indonesia no.8 tahun 1999 tentang perlindungan Konsumen, diatur bahwa salah satu kewajiban pelaku usaha ialah memberi kompensasi, ganti rugi dan/atau penggantian atas kerugian akibat penggunaan, pemakaian dan pemanfaatan barang dan/atau jasa yang diperdagangkan.

2.     Biaya Mutu

Permasalahan mutu produk dalam suatu organisasi akan menyebabkan timbulnya biaya mutu. Biaya mutu ialah biaya yang nyata atau tidak nyata dan tidak diperlukan tetapi timbul dalam setiap organisasi yang tidak memiliki sistem mutu yang efektif. Biaya nyata ialah biaya yang langsung kelihatan/ diketahui, yang timbul sebagai akibat tidak tercapainya karakteristik mutu yang dipersyaratkan, sedangkan biaya yang tidak nyata ialah biaya yang timbul dalam organisasi sebagai akibat tidak tercapainya mutu tetapi tidak langsung diketahui.

Komponen utama biaya mutu dapat dikelompokkan dalam 3 kategori, sebagai berikut.

•  Biaya ketidak sesuaian (nonconformities),
•  Biaya proses yang tidak efisien,
•  Biaya kehilangan kesempatan.

Biaya ketidak sesuaian merupakan pengeluaran yang disebabkan karena ketidaksesuaian terhadap persyaratan pelanggan. Ketidaksesuaian dapat berarti juga karena melebihi persyaratan yang ditentukan. Contoh biaya yang timbul dari kategori ini ialah produk yang dibuang kaena secara ekonomis tidak layak untuk memperbaiki, pengerjaan ulang produk agar memenuhi persyaratan, inspeksi atau pengujian ulang bagi produk hasil perbaikan/pengerjaan ulang, analisis kegagalan terhadap produk yang tidak memenuhi persyaratan untuk mengetahui penyebabnya, dan modifikasi proses atau peralatan untuk memperbaiki defisiensi

Biaya proses yang tidak efisien mencakup antara lain biaya yang timbul karena karakteristik produk yang tidak homogen, kehilangan kapasitas produksi karena kegagalan proses,kerugian karena perbedaan antara jumlah persediaan nyata dan yang tercatat, dan operasi yang berlebihan (redundant).

Kehilangan kesempatan merupakan keuntungan tidak dapat diraih karena pelanggan hilang. Kehilangan kesempatan antara lain dapat disebabkan karena mutu yang rendah, kehilangan pelanggan potensial karena tidak bisa memenuhi persyaratan mutu yang diketahui.

Biaya-biaya di atas seringkali tidak langsung dikaitkan dengan isu mutu, namun mereka memiliki saling ketergantungan dengan faktor lain dalam organisasi. Oleh karena itu, pengurangan biaya mutu tidak dapat dilakukan oleh bagian produksi saja tetapi harus melibatkan pihak lain di organisasi, sejak pengadaan bahan baku sampai ke distribusi barang ke pelanggan. Menciptakan dan membangun sistem mutu yang efektif dan menyeluruh merupakan cara menghilangkan biaya mutu.