SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI RUMAH SAKIT

 Penyimpanan adalah suatu kegiatan menempatkan obat atau barang Farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dan memenuhi syarat.

Konsep penyimpanan berarti mengelola barang yang ada dalam persdiaan, dengan maksud selalu dapat menjamin ketersediaannya bila sewaktu-waktu dibutuhkan pasien. Tujuan diadakan inventori control adalah untuk melindungi item yang disimpan dari kehilangan, kerusakan, pencurian dan untuk memanage perputaran barang dari gudang ke pengguna dengan biaya yang minimal.

 

Tujuan penyimpanan :

1. Memelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persdiaan
2. Mempermudah mencari berang dengan cepat pada waktu dibutuhkan
3. Menjamin keamanan dari pncurian dan kebakaran
4. Memudahkan pengawasan persediaan stok, barang kadaluarsa
5. Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat
6. Mempermudah pengontrolan perbekalan farmasi sehingga mutu barang terjamin.

 

            Obat atau barang dagangan yang sudah dibeli tidak semuanya langsung dapat dijual,olh karena itu harus disimpan dalam gudang dahulu dengan tujuan antara lain supaya : aman atau tidak hilang, tidakmudah rusak, dan mudah terawasi.

Persyaratan ruang penyimpanan perbekalan farmasi :

1. Accesibility, adalah ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses
2. Utilities, adalah ruang penyimpanan memiliki sumber listrik, air, AC, dan sebagainya
3. Communcation, adalah ruang penyimpanan harus memiliki alat komunikasi misal telepon
4. Drainage, adalah ruang penyimpanan harus berada dilingkungan yang baik dengan sistem pengairan yang baik pula
5. Size, adalah ruang penyimpanan harus cukup untuk menampung barang yang ada
6. Security, adalah ruang penyimpanan harus aman dari rsiko pencurian dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu.

 

            Surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.619/MenKes/SK/XI/81 tentang organisasi dan tata ruang perbekalan kesehatan menetapkan tugas dan fungsi gudang farmasi. Tugas gudang farmasi adalah perencanaan, penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian. Sedangkan fungsi gudang farmasi adalah :

1. Menerima, menyimpan, memelihara dan mendistribusikan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya
2. Menyiapkan penyusunan rencana pencatatan dan pelaporan, mengamati persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya
3. Mengamati mutu dan khasiat obat secara umum pada setiap barang persediaan ataupun yang akan didistribusikan.

            Tata ruang merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi efisiensi dan efektivitas kegiatan di gudang perbekalan farmasi.oleh karena itu, ruangan gudang dibagi menjadi :

1. Ruang penyimpanan (gudang transit, tempat penyimpanan dan pengeluaran barang) yang diatur sebagai berikut :
1. Terdapat rak atua almari obat (untuk obat oral, injeksi dan obat luar)
2. Terdapat rak atau almari alat medis.       
2. Ruangan untuk flim (radiologi) dengan syarat suhu maksimum 23⁰C dan kelembaban maksimum 45%
3. Ruang obat anestesi
4. Ruang penerimaan dan penyimpanan
5. Ruang pengeluaran
6. Ruang konterol.

         

            Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penyimpanan :

1. Suhu dan lokasi
2. Penyimpanan <25⁰C disimpan dalam ruang berAC
3. Penyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin (2-8⁰C)
4. Penyimpanan <0⁰C disimpan dalam freezer
5. Narkotika disimpan dalam lemari narkotika yang mempunyai aturan standar sesuai ketentuan
6. Barang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran
7. Bentuk atau jenis barang yang disimpan :

1. Obat-obatan dipisah dari bahan beracun
2. Barang mudah terbakar disimpan dalamgudang tahan api
3. Obat luar dipisahkan dari obat dalam

8. Sistem penyimpanan :
1. Berdasarkan bentuk sediaan, dimana penyimpanan antara sediaan padat seperti tablet dan cair seperti sirup serta alat-alat kesehatan harus dipisah
2. Berdasarkan urutan abjad, penyimpanan perbekalan farmasi berdasarkan pada huruf depan dari nama oabt yang penyusunnya dari huruf A-Z
3. Berdasarkan kelas terapi (farmakologi), penyimpanan bedasrkan indikasi dari obat, mialnya obat batuk dikelompokkan tersendiri
4. Sistem FIFO atau FEFO atau kombinasi keduanya. Untuk menghindari akumulasi stok yang kadaluarsa maka item barang disimpan dan dikeluarkan dengan asas First In First Out (FIFO) atau First Expired First Out (FEFO).sistem control stok harus mencatat waktu kadaluarsa barang dan tanggal penerimaannya. Stok disimpan sedemikian sehingga yang memiliki waktu kadaluarsa lebih awal atauyang pertama kali diterima akan diambil dan dikeluarkan lebih dulu.

 

            Berbagai indikator penyimpanan dapat diukur dan dapat diamati untuk melihat bagaimana kinerja, efektifitas dan efisiensi inventory perbekalan Farmasi disuatu ramah sakit. Indicator tersebut diantaranya :

1. Ketidakcocokan atau ketidaksesuaian antara barang, kartu stok, dan computer
2. Ketidakcocokan atau ketidaksesuaian antara susunan abjad
3. Ketidakcocokan atau ketidaksesuaian FEFO
4. Prosentase obat kadaluarsa
5. Prosentase obat yang hampir atau akan kadaluarsa
6. Prosentase stok mati
7. TOR (Turn Over Ratio)
8. Prosentase nilai stok akhir obat