PROSEDUR MESO ( MONITORING EFEK SAMPING OBAT ) DI RUMAH SAKIT

 Prosedur ini mengatur tata cara Monitoring Efek Samping Obat (MESO). Monitoring efek samping obat atau MESO merupakan kegiatan pemantauan setiap respon terhadap obat yang merugikan atau tidak diharapkan yang terjadi pada dosis terapi lazim yang digunakan pada manusia untuk tujuan profilaksis, diagnosis, dan terapi. kriteria pasien yang memerlukan MESO : 

• Pasien yang mendapat obat-obat khusus (sitostatika, obat dengan indeks terapi sempit, dll)

• Pasien yang mendapat pengobatan penyakit kronis  (tuberkolosis, diabetes mellitus, hipertensi, dll)

Tujuan Menemukan sedini mungkin efek samping obat, menentukan frekwensi dan insidensi ESO serta mengenali semua factor predisposisi ESO. 

Prosedur :

1. Melaporkan dugaan efek samping obat kepada dokter yang terkait dan farmasis ( Apoteker ) Instalasi Farmasi.

2. Dokter bekerja sama dengan farmasis mengevaluasi kondisi pasien untuk mengetahui apakah kondisi tersebut merupakan efek samping obat atau bukan.

3. Dokter bekerja sama dengan farmasis mencari dan memberi solusi penanganan kondisi pasien tersebut, dan bila memungkinkan ( untuk obat/ senyawa kimia yang ada antidotumnya ) diupayakan mencarikan antidotumnya.

4. Farmasis melaporkan kejadian ESO beserta analisisnya kepada Panitia Farmasi dan Terapi.

5.      Untuk obat atau senyawa kimia yang diketahui potensial yang menyebabkan ESO, seperti digoksin, aminofillin ( obat dengan indeks terapi sempit ), sitostatika, dll dilakukan monitoring secara ketat dan kontinu 

PROSEDUR ANALISIS EFEKTIVITAS BIAYA OBAT DI INSTALASI FARMASI

 Ini mengatur tata cara analisis efektivitas dan biaya. Analisis efektivitas biaya merupakan kegiatan asuhan kefarmasiaan yang menganalisis biaya obat dengan menilai perbandingan biaya dan mamfaat pengobatan ( cost effectiveness ratio ). Kriteria penggunaan obat yang dilakukan analisis :

• Penggunaan obat-obat baru
• Penggunaan obat yang harganya mahal ( contoh: eritropoietin )
• Obat-obat yang sering dipakai ( contoh: antibiotik )
• Obat-obatan dengan rute khusus ( contoh: injeksi )
• Penggunaan obat pada pasien dengan populasi khusus.

Biaya pengobatan yang dinilai adalah biaya perunit pengobatan, bukan harga obat persatuan. Sedangkan efektivitas pengobatan yang dinilai adalah peningkatan kualitas hidup pasien

1.  Mendata obat-obatan yang masuk kriteria untuk penilaian efektivitas dan biaya.

2.  Melakukan sampling pasien yang telah mendapatkan jenis obat tersebut.

3.  Menghitung “Unit Cost ” total selama pasien tersebut dirawat.

4.  Membandingkan “Unit Cost ” total pasien dengan kasus yang sama tapi tidak mendapatkan obat tesebut.

5.  Menganalisa hasil perbandingan  kedua kelompok pasien tersebut apakah perbedaannya bermakna atau tidak.

6.  Melaporkan hasil analisis tersebut kepada PFT dan direktur RS.  

CARA PEMBUANGAN LIMBAH KEMOTERAPI DI INSTALASI FARMASI

 Prosedur Pembuangan Limbah Kemoterapi adalah tatacara untuk melakukan kegiatan membuang limbah/sisa barang tidak terpakai seperti: vial, ampul, syringe, dll. Setelah melakukan rekonstitusi obat kanker. Dengan tujuan Terjaminnya keamanan petugas dan lingkungan dari keterpaparan obat kanker yang tersisa pada wadah atau alat-alat rekonstitusi.

 Caranya 

 

1.  Operator atau petugas rekonstitusi menyiapkan gerigen kosong dengan melakukan dekontaminasi dan desinfeksi kemudian ditempatkan di dekat BSC yang mudah dijangkau oleh petugas.

2.    Operator atau petugas rekonstitus memasukkan semua sisa wadah dan tutup obat kanker atau alat-alat yang digunakan untuk rekonstitusi (spuit, syring, botol infus dan lain-lain ke dalam gerigen yang tersedia.

3.    Setelah gerigen terisi penuh dengan limbah maka operator/petugas menutup rapat gerigen dan diberi tanda limbah obat kanker dan dikeluarkan dari ruang clean room.

4.    Petugas kebersihan memasukkan gerigen ke dalam kantong plastic kuning dan ditempel stiker “awas obat kanker berbahaya” dan dikirim ke tempat pembuangan akhir (“incinerator”).

PROSEDUR REKONSTITUSI OBAT KANKER DI RUMAH SAKIT

Prosedur rekonstitusi obat kanker adalah tata cara melarutkan obat kanker injeksi dalam larutan infus atau injeksi lain sesuai permintaan dokter dan meracik obat kanker oral sesuai dosis yang ditentukan secara steril menggunakan teknik aseptis dispensing

Tujuannya : 

1.     Terjaminnya mutu obat, keamanan obat dan kesterilan obat sesuai persyaratan obat intravena.

2.     Terjaminnya operator, perawat dan pasien dari paparan obat kanker yang bersifat karsinogen, teratogenik dan mutagenic.

3.   Terjaminnya pelaksanaan program patient safety di RS 

Prosedurnya 

 1.     Mencuci tangan sesuai prosedur tetap

2.     Memakai Pakaian pelindung sesuai prosedur tetap.

3.     Menghidupkan biological safety cabinet 5 menit sebelum digunakan.

4.     Melakukan demontaminasi dan desinfeksi BSC, biarkan 5 menit sebelum digunakan untuk menghilangkan aerosol residu.

5.     Menyiapkan meja BSC dengan memberi alas kemoterapi.

6.     Menyiapkan tempat buangan sampah bekas obat kanker.

7.     Melakukan desinfeksi sarung tangan dengan menyemprot alcohol 70%.

8.     Mengambil obat-obatan dari pass box.

9.     Meletakan obat-obatan yang akan dilarutkan diatas meja BSC.

10.  Melakukan pencampuran obat-obatan kanker secara aseptis sesuai prosedur kerja.

11.  Memberi label yang sesuai pada setiap infus dan spuit yang sudah berisi obat kanker

12.  Membungkus dengan kantong hitam atau alumunium fooil untuk obat-obat yang harus terlindung cahaya.

13.  Membuang semua bekas pencampuran obat kedalam wadah pembuangan khusus.

14.  Memasukan infus untuk spuit yang telah berisi obat kanker ke dalam wadah untuk pengiriman.

Mengeluarkan box yang telah berisi atau spuit melalui pass box. 

SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI RUMAH SAKIT

 Penyimpanan adalah suatu kegiatan menempatkan obat atau barang Farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dan memenuhi syarat.

Konsep penyimpanan berarti mengelola barang yang ada dalam persdiaan, dengan maksud selalu dapat menjamin ketersediaannya bila sewaktu-waktu dibutuhkan pasien. Tujuan diadakan inventori control adalah untuk melindungi item yang disimpan dari kehilangan, kerusakan, pencurian dan untuk memanage perputaran barang dari gudang ke pengguna dengan biaya yang minimal.

 

Tujuan penyimpanan :

1. Memelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persdiaan
2. Mempermudah mencari berang dengan cepat pada waktu dibutuhkan
3. Menjamin keamanan dari pncurian dan kebakaran
4. Memudahkan pengawasan persediaan stok, barang kadaluarsa
5. Menjamin pelayanan yang cepat dan tepat
6. Mempermudah pengontrolan perbekalan farmasi sehingga mutu barang terjamin.

 

            Obat atau barang dagangan yang sudah dibeli tidak semuanya langsung dapat dijual,olh karena itu harus disimpan dalam gudang dahulu dengan tujuan antara lain supaya : aman atau tidak hilang, tidakmudah rusak, dan mudah terawasi.

Persyaratan ruang penyimpanan perbekalan farmasi :

1. Accesibility, adalah ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses
2. Utilities, adalah ruang penyimpanan memiliki sumber listrik, air, AC, dan sebagainya
3. Communcation, adalah ruang penyimpanan harus memiliki alat komunikasi misal telepon
4. Drainage, adalah ruang penyimpanan harus berada dilingkungan yang baik dengan sistem pengairan yang baik pula
5. Size, adalah ruang penyimpanan harus cukup untuk menampung barang yang ada
6. Security, adalah ruang penyimpanan harus aman dari rsiko pencurian dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu.

 

            Surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.619/MenKes/SK/XI/81 tentang organisasi dan tata ruang perbekalan kesehatan menetapkan tugas dan fungsi gudang farmasi. Tugas gudang farmasi adalah perencanaan, penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian. Sedangkan fungsi gudang farmasi adalah :

1. Menerima, menyimpan, memelihara dan mendistribusikan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya
2. Menyiapkan penyusunan rencana pencatatan dan pelaporan, mengamati persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya
3. Mengamati mutu dan khasiat obat secara umum pada setiap barang persediaan ataupun yang akan didistribusikan.

            Tata ruang merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi efisiensi dan efektivitas kegiatan di gudang perbekalan farmasi.oleh karena itu, ruangan gudang dibagi menjadi :

1. Ruang penyimpanan (gudang transit, tempat penyimpanan dan pengeluaran barang) yang diatur sebagai berikut :
1. Terdapat rak atua almari obat (untuk obat oral, injeksi dan obat luar)
2. Terdapat rak atau almari alat medis.       
2. Ruangan untuk flim (radiologi) dengan syarat suhu maksimum 23⁰C dan kelembaban maksimum 45%
3. Ruang obat anestesi
4. Ruang penerimaan dan penyimpanan
5. Ruang pengeluaran
6. Ruang konterol.

         

            Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penyimpanan :

1. Suhu dan lokasi
2. Penyimpanan <25⁰C disimpan dalam ruang berAC
3. Penyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin (2-8⁰C)
4. Penyimpanan <0⁰C disimpan dalam freezer
5. Narkotika disimpan dalam lemari narkotika yang mempunyai aturan standar sesuai ketentuan
6. Barang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran
7. Bentuk atau jenis barang yang disimpan :

1. Obat-obatan dipisah dari bahan beracun
2. Barang mudah terbakar disimpan dalamgudang tahan api
3. Obat luar dipisahkan dari obat dalam

8. Sistem penyimpanan :
1. Berdasarkan bentuk sediaan, dimana penyimpanan antara sediaan padat seperti tablet dan cair seperti sirup serta alat-alat kesehatan harus dipisah
2. Berdasarkan urutan abjad, penyimpanan perbekalan farmasi berdasarkan pada huruf depan dari nama oabt yang penyusunnya dari huruf A-Z
3. Berdasarkan kelas terapi (farmakologi), penyimpanan bedasrkan indikasi dari obat, mialnya obat batuk dikelompokkan tersendiri
4. Sistem FIFO atau FEFO atau kombinasi keduanya. Untuk menghindari akumulasi stok yang kadaluarsa maka item barang disimpan dan dikeluarkan dengan asas First In First Out (FIFO) atau First Expired First Out (FEFO).sistem control stok harus mencatat waktu kadaluarsa barang dan tanggal penerimaannya. Stok disimpan sedemikian sehingga yang memiliki waktu kadaluarsa lebih awal atauyang pertama kali diterima akan diambil dan dikeluarkan lebih dulu.

 

            Berbagai indikator penyimpanan dapat diukur dan dapat diamati untuk melihat bagaimana kinerja, efektifitas dan efisiensi inventory perbekalan Farmasi disuatu ramah sakit. Indicator tersebut diantaranya :

1. Ketidakcocokan atau ketidaksesuaian antara barang, kartu stok, dan computer
2. Ketidakcocokan atau ketidaksesuaian antara susunan abjad
3. Ketidakcocokan atau ketidaksesuaian FEFO
4. Prosentase obat kadaluarsa
5. Prosentase obat yang hampir atau akan kadaluarsa
6. Prosentase stok mati
7. TOR (Turn Over Ratio)
8. Prosentase nilai stok akhir obat

Drug Manajemen Cycle dalam Instalasi Farmasi Rumah Sakit

 Dalam melakukan pelayanan penyediaan perbekalan farmasi, instalasi farmasi mengacu pada Drug Manajemen Cycle yang terdiri dari seleksi, perencanaan, pengadaan, distribusi, penyimpanan dan penggunaan obat, yang didukung oleh beberapa elemen manajemen yaitu manajemen organisasi, manajemen sumber daya manusia, manajemen keuangan dan sistem informasi manajemen. Ketersediaan elemen-elemen pendukung manajemen (manajemen support) yang baik akan membantu dan memperlancar kegiatan Instalasi Farmasi dalam melakukan pelayanan penyediaan obat kepada pasien.

 

 

 

 

 

 

 

 Gambar 1. Drug Manajemen Cycle

 

SELEKSI (Selection)

Tahap pertama yang dilakukan untuk penyediaan obat tersebut adalah seleksi. Seleksi obat yang baik berdasarkan kriteria tertentu, misalnya: sesuai dengan pola penyakit, sesuai dengan anggaran yang ada, tingkat keamanan dan efikasi baik, stabilitas dan bioavailibilitas baik, rasio harga dan benefit.

Pemilihan obat atau kegiatan seleksi mempunyai kriteria. Misalnya yang ditetapkan oleh WHO sebagai kriteria obat esensial nasional, yang biasanya diadopsi dan dimodikasi dengan kondisi negara bersangkutan. Berikut adalah kriteria seleksi obat menurut WHO :

1.       Memiliki relevansi pada pengobatan dan pencegahan penyakit.

2.       Menunjukkan efikasi dan keamanan.

3.       Menunjukkan kinerja yang bervariasi terhadap penyakit yang dihadapi.

4.       Memadai dalam hal kualitas, termasuk didalamnya bioavailabilitas dan stabilitas.

5.       Memiliki rasio manfaat biaya yang dapat diterima oleh pasien dalam total biaya perawatan.

6.       Diarahkan pada obat yang telah dikenal luas, memiliki profil farmakokinetika yang baik dan memungkinkan untuk diproduksi dan diperoleh di dalam negeri.

7.       Komponen tunggal.

8.       Menguntungkan bagi kepatuhan pasien dalam mengkonsumsi obat.

9.       Praktis dalam penggunaan dan penyerahan.

 

            Proses seleksi ditentukan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) rumah sakit yang biasanya dituangkan dalam formularium.

 

Kriteria seleksi obat yang sesuai untuk Rumah Sakit Tipe C :

1. Relevan dengan pola dan prevalensi  penyakit

Obat dipilih dan disesuaikan dengan pola dan prevalensi penyakit di rumah sakit. Jika ada jenis obat baru yang akan masuk, maka harus dilihat dahulu apakah obat tersebut dibutuhkan berdasarkan data-data penyakit pada tahun-tahun sebelumnya.

2. Didasarkan pada bukti efikasi dan keamanannya

      Dipilih obat yang efek terapetiknya jauh lebih besar dibandingkan dengan resiko efek sampingnya.

3. Terbukti performance-nya bagus dalam berbagai clinical setting

Obat yang dipilih adalah obat yang memiliki indikasi yang lebih dari satu (poliindikasi). Sebagai contoh obat dari golongan kortikosteroid yaitu Prednison, dapat digunakan sebagai antiinflamasi, antihistamin, maupun sebagai imunosupresan, tergantung dari besar kecil dosis yang digunakan.

4. Kualitas memadai dilihat dari bioavailabilitas dan stabilitas yang baik.

      Obat yang dipilih adalah obat yang memang mempunyai profil farmakokinetik, stabilitas dan mempunyai bioavailabilitas yang sudah teruji.

5. Farmako ekonomi (rasio manfaat-harga)

      Dalam seleksi obat, obat yang dipilih adalah obat yang memberikan manfaat keamanan dengan harga yang terjangkau

6. Memilih obat yang sudah dikenal

memilih obat yang sudah banyak digunakan dan direkomendasikan oleh para dokter dan farmasis

7. Komponen/senyawa tunggal

Sediaan kombinasi hanya dipilih jika memang benar potensinya lebih baik daripada sediaan tunggal.

 

KRITERIA UNTUK MENENTUKAN GOLONGAN OBAT VEN

(VITAL, ESENSIAL, DAN NON ESENSIAL)

 

1.       Obat dikatakan Vital apabila berhubungan dengan life saving, maksudnya jika pasien tidak mendapatkan obat tersebut, kemungkinannya untuk meninggal sangat besar, mempunyai efek samping withdrawl secara signifikan (pemberian harus secara teratur dan penghentiannya tidak tiba-tiba) atau sangat penting dalam penyediaan pelayanan kesehatan dasar.

Misalnya teofilin (untuk asma), obat-obat terapi antidot dan antitetanus. Obat jenis ini dikategorikan emergency kit.

2.       Obat Essensial, obat untuk mencegah atau menyembuhkan merupakan obat-obat yang efektif untuk mengurangi kesakitan, namun demikian sangat signifikan untuk bermacam-macam penyakit tetapi tidak vital secara absolut (penting tetapi tidak vital), untuk penyediaan sistem kesehatan dasar.

Obat ini berhubungan dengan pengurangan rasa sakit, misalnya analgetik dan antibiotik.

3.       Non Essensial, merupakan obat-obat yang digunakan untuk penyakit minor atau penyakit tertentu yang efikasinya masih diragukan, termasuk terhitung mempunyai biaya tinggi untuk memperoleh keuntungan terapetik obat ini belum jelas fungsinya, misalnya multivitamin, dll. (Quick et al, 1997).

Pengaturan Layout Logistik atau Gudang Farmasi

Desain lay out gudang yang di rancang, agar dapat memenuhi kriteria yang baik dalam melakukan proses penerimaan perbekalan farmasi yaitu obat dan persediaannya serta alat-alat kesehatan.

Menyimpan persediaan di gudang dengan tujuan untuk memudahkan dalam mengetahui persediaan yang ada serta menyimpan persediaan secara aman dan baik.

Dari hasil desain lay out gudang yang di buat, maka penyimpanan persediaan obat dan alat-alat kesehatan digudang di golongkan berdasarkan:

1.      Bentuk sediaan disusun secara alfabet, yang terdiri dari: Tablet/kapsul, sediaan sirup, sediaan infus, sediaan injeksi, salep/krim, serta alat-alat kesehatan.

2.      Mengatur suhu udara dalam gudang persediaan obat, alat-alat kesehatan, nutrisi dan bahan baku.

F Ruang 3 dan 4 pada usulan desain harus diatur menggunakan suhu kamar yaitu dengan suhu sekitar 25^oC, digunakan untuk menyimpan persediaan obat berupa: Tablet/kapsul, sediaan infus, sediaan injeksi, aerosol, (inhalasi), drops, dan salep.

F Lemari pendingin 1 dan 2 (kulkas) digunakan untuk menyimpan persediaan obat dengan suhu 2-8^oC, seperti suppositoria, ovula, dan cairan injeksi tertentu yang harus disimpan pada suhu tersebut.

F Pada ruang 5 harus menggunakan suhu kering, yang digunakan untuk menyimpan persediaan dan alat-alat kesehatan, nutrisi serta bahan baku.

3.  Persediaan obat narkotika dan obat keras terbatas disimpan pada rak tersendiri yaitu sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Persediaan obat di dalam gudang disimpan berdasarkan bentuk sediaan, dan dari masing-masing bentuk sediaan disusun secara alfabet. Untuk menghindari terjadinya kekeliruan dalam pengambilan persediaan obat maka pengelompokkan pertama berdasarkan kelas terapi kemudian alfabet, kemudian kelompokan persediaan obat yang sama dalam jumlah yang mudah dihitung. Kedua menulis nama obat dari setiap persediaan pada label kemudian label tersebut di tempatkan didepan persediaan yaitu di atas rak. Dengan cara ini, akan memudahkan kita untuk mengetahui jenis dan jumlah persediaan yang ada. Kecil kemungkinan untuk salah mengenal persediaan obat yang mempunyai kemiripan tampak ataupun nama obat.

Metode penyimpanan lain yang sangat menunjang ialah:

1.      Metode FEFO (FIRST EXPIRE FIRST OUT-YANG LEBIH DAHULU KADALUARSA, DIKELUARKAN TERLEBIH DAHULU).

 

Tanggal kadaluarsa yang tercetak di label memberi tahu  kapan obat kadaluarsa, yaitu kapan lagi obat tersebut tidak berkhasiat. Pabrik mencetak tanggal pada wadah obat untuk memperlihatkan berapa lama obat masih efektif. Obat masih dapat efektif  untuk jangka pendek sesudah tanggal kadaluarsa, tetapi ini tidak dijamin, sehingga kita perlu memeriksa semua obat dalam gudang untuk tanggal kadaluarsa. Tempatkan obat dengan tanggal kadaluarsa yang lebih pendek di depan obat berkadaluarsa masih lama. Bila obat mempunyai kadaluarsa sama, tempatkan obat yang baru diterima di belakang obat yang sudah berada di atas rak.

 

2.      Metode FIFO (FIRST IN FIRST OUT-YANG DATANG TERLEBIH DAHULU, DIKELUARKAN PERTAMA).

 

Simpan barang tanpa tanggal kadaluarsa sesuai urutan penerimaan. Tempatkan barang yang baru diterima di belakang barang yang sudah berada di atas rak. Mungkin ada tanggal pembuatan dalam wadah. Tanggal menunjukkan bahwa obat yang lama harus digunakan terlebih dahulu.

Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan:

A.    Untuk menjaga gudang berada dalam keadaan baik:

1.      Awasi struktur fisik gudang secara teratur.

F Perbaiki setiap kerusakan di atap, dinding, pintu, jendela dan lantai.

2.Mengatur suhu di dalam gudang.

F Jika menggunakan AC, maka harus di atur pada suhu kamar (25^oC).

3.      Mengatur sinar di dalam gudang.

4.      Mengatur kelembaban dan cegah kerusakan oleh air.

F Biarkan udara bergerak bebas, amankan ventilasi udara dan jendela.

F Wadah tablet dan kapsul dapat di isi dengan kantong pengering (dessicant: kristal pengering yang tidak di makan). Pengering menjaga bagian dalam wadah obat agar tetap kering.

 

 B. Jaga agar gudang bersih dan teratur.

C. Cara Mengatur gudang:

1.      Bersihkan gudang dan jaga kerapihan.

2.      Simpan persediaan obat di atas rak.

F   Penggunaan rak adalah cara mudah untuk mengatur persediaan.

3.      Awasi suhu pada lemari pendingin (kulkas), jaga agar kerjanya tetap baik.

Logistik atau Gudang Farmasi dalam Rumah Sakit

Unit Logistik atau Gudang farmasi adalah sarana yang digunakan untuk penerimaan dan penyimpanan seluruh perbekalan farmasi yang beredar di rumah sakit. Logistik farmasi merupakan bagian dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit yang bertanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan farmasi. Perbekalan farmasi yang telah dibeli tidak semuanya langsung dapat didistribusikan, akan tetapi  disimpan dahulu di dalam gudang dengan tujuan agar aman atau tidak hilang, tidak mudah rusak dan mudah diawasi.

             Penyimpanan adalah salah satu aspek penting yang ikut berperan dalam Drug Management Cycle. Proses penyimpanan harus mengandung prinsip pengendalian yang komprehensif. Oleh karena itu, proses penyimpanan memerlukan tempat penyimpanan yang mendukung prinsip tersebut. Penyimpanan menurut Dir.Jend POM tahun 1990 adalah suatu kegiatan pengamanan dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman, dan memenuhi persyaratan.

             Obat atau perbekalan farmasi lain yang telah dibeli tidak semuanya langsung dapat dijual. Oleh karena itu perlu adanya kegiatan penyimpanan yang dilakukan di gudang terlebih dahulu.Tujuan utama penyimpanan di gudang adalah untuk menjaga kualitas obat dan perbekalan farmasi. Tujuan lain penyimpanan di gudang adalah untuk menjamin ketersediaan obat jika sewaktu-waktu obat tersebut dibutuhkan, untuk memudahkan pencarian dan pengawasan, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, untuk melindungi barang dari kehilangan, kerusakan, pencurian, pemborosan penggunaan dan menjaga mutu serta mengatur perpindahan supply barang dari tempat penyimpanan pusat (gudang) ke pengguna (rawat jalan, rawat inap dan distribusi khusus) dengan meminimalkan biaya.

             Kegiatan di dalam gudang farmasi meliputi kegiatan perencanaan dan penyusunan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pemeriksaan, penyimpanan, distribusi, dan pencatatan obat dan perbekalan farmasi. Berbagai indikator penyimpanan dapat diukur dan dapat diamati untuk melihat bagaimana kinerja, efektivitas, dan efisiensi inventory perbekalan farmasi di suatu rumah sakit

Agar perbekalan terjamin, baik dari segi kualitas maupun keamanannya, maka gudang farmasi harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.        Accessibility yaitu akses ke gudang mudah karena letaknya strategis.

2.        Utilities yaitu gudang dilengkapi fasilitas penunjang dalam melaksanakan fungsinya, seperti adanya rak yang cukup dan baik, lemari penyimpan obat-obat khusus, refrigerator, AC.

3.        Communication yaitu gudang dilengkapi dengan fasilitas komunikasi (telepon, fax dan internet ).

4.        Size yaitu gudang mempunyai ukuran cukup luas untuk menyimpan barang perbekalan farmasi dan merupakan ruang tersendiri dalam kompleks rumah sakit.

5.        Drainase yaitu gudang mempunyai saluran pembuangan limbah yang khusus dan air bersih.

6.        Security yaitu keamanan gudang terjamin, dapat dikunci dengan baik dan cukup kuat.

Bangunan gudang harus direncanakan agar bisa diperluas dengan tingkat kerusakan minimal dan fleksibel. Gudang perlu direncanakan dengan baik mengenai:

1.     Metode penyimpanan

2.     Kontrol lingkungan dan penghematan energi

3.     Kondisi penyimpanan khusus

4.     Ruang tambahan (kantor, ruang petugas, ruang istirahat, fasilitas kesehatan, ruang ganti, daerah penerimaan, tempat penyimpanan)

5.     Keamanan, karena barang farmasi merupakan barang kecil, berharga sehinga rawan terjadi pencurian. Idealnya kantor mempunyai jendela untuk melihat seluruh bagian gudang, terutama pintu keluar masuk gudang.

Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.610/MenKes/SK/XI/81 tentang organisasi dan tata gudang perbekalan kesehatan, disebutkan bahwa tugas dan fungsi gudang farmasi adalah :

1.      Menerima, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.

2.      Menyiapkan penyusunan rencana, pencatatan, dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alkes dan perbekalan farmasi lainnya.

3.      Mengamati mutu dan khasiat obat secara umum pada setiap barang persediaan maupun yang akan didistribusikan.

Tujuan utama gudang penyimpanan adalah sebagai tempat untuk penerimaan barang, penyimpanan, dan pengiriman stok. Proses ini dikontrol oleh sistem inventory yang dapat dilakukan secara manual maupun dengan bantuan komputer. Inventory control dalam hal ini bertujuan untuk mengatur pengadaan dan pergerakan stok serta untuk melindungi barang yang disimpan dari kehilangan, kerusakan, pencurian, dan untuk mengatur perputaran barang dari gudang ke pengguna dengan biaya yang minimal. Sistem ini harus didesain untuk dapat memberikan informasi bagi pelaksanaan monitoring.

Adanya inventory control system sebagai bukti lalu lintas barang, dapat digunakan sebagai penunjang keamanan dan pengendalian perbekalan farmasi. Tanpa adanya inventory control system akan rentan terhadap pencurian dan penumpukan barang selain itu dengan tidak adanya data tentang keluar masuknya barang akan mengakibatkan pengadaan barang menjadi tidak efektif. 

Dalam pendistribusian barang dapat dilakukan dengan sistem FIFO yang berarti barang yang lebih dahulu masuk gudang maka dikeluarkan atau disistribusikan lebih dahulu. Sedangkan barang yang datang terakhir tetapi waktu kadaluarsa sudah dekat maka tetap harus dikeluarkan lebih dahulu. Sistem ini disebut juga FEFO.

Setiap kegiatan di gudang akan dilakukan pencatatan dan pelaporan. Kegiatan pencatatan dan pelaporan dapat memberikan data mengenai jumlah, jenis stok, pengeluaran dan seluruh rangkaian proses perpindahan barang. Pencatatan dilakukan meliputi penerimaan, pengeluaran, dan persediaan. Setiap kegiatan di gudang farmasi harus dilakukan pencatatan dan pelaporan. Kegiatan ini bertujuan untuk memonitor efektifitas dan efisiensi kegiatan pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan distribusi perbekalan farmasi.

Persediaan perbekalan farmasi seharusnya ditangani oleh tenaga Apoteker yang berkompeten, terdidik dan terlatih serta telah mempunyai izin. Perbekalan farmasi seharusnya disimpan disuatu tempat yang secara langsung berada dibawah pengawasan Apoteker untuk menjamin perbekalan farmasi tersebut tetap memenuhi persyaratan kefarmasian.

Gudang farmasi merupakan pintu masuk pertama perbekalan farmasi di rumah sakit. Bagian gudang farmasi/logistik farmasi dikepalai oleh seorang kepala urusan farmasi logistik, yang dijabat oleh apoteker.